DCRUB

ใน Excel ข้อมูลในเซลล์บางเซลล์ก็มาจากการเขียนสูตร ดังตัวอย่าง ซึ่งบางที เวลาเอาไฟล์ไปเผยแพร่ เราอาจไม่ต้องการแสดงสูตร หรือไม่ต้องการให้ใครเห็นหรือรู้ว่าเราเขียนสูตรอย่างไร หรือด้วยเหตุผลใดก็ตาม เราไม่ต้องการแสดงสูตรที่เราเขียน เราสามารถแปลงสูตรดังกล่าวให้กลายเป็นข้อความธรรมดาได้ คือให้เหลือแต่ค่าที่ได้จากการคำนวณ โดยไม่มีสูตรให้เห็นอีกต่อไป วิธีการมีดังนี้ครับ ปล. จะเลือกเซลล์แล้วกดปุ่ม Ctrl + C เพื่อคัดลอกเลยก็ได้ เร็วดีครับ หน้าต่าง Paste Special จะถูกเปิดขึ้นมา ค่าในเซลล์ทุกเซลล์ที่เลือกจะกลายเป็นข้อความธรรมดา ไม่มีสูตรอีกต่อไป

เครื่องมือ Quick Analysis ใน Excel มีคำสั่งหลายคำสั่งให้เราสามารถเรียกใช้ได้ การคำนวณหาข้อมูลที่มากกว่าค่าที่กำหนดก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เราสามารถทำได้ จากข้อมูลตัวอย่างด้านบน สมมติว่าเราต้องการหาว่ายอดขายของสินค้าชนิดไหนในเดือนไหนบ้างที่ขายได้เกิน 1,000,000 บาท สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา Dialog Greater Than จะปรากฏขึ้นมา เราก็จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ข้อมูลที่เกิน 1,000,000 ถูกจัดรูปแบบด้วยพื้นหลังสีเขียวและตัวหนังสือสีเขียวเข้ม ระบุข้อมูลสำหรับเปรียบเทียบด้วยการคลิกเลือกเซลล์ จากตัวอย่างด้านบน เราระบุข้อมูลสำหรับเปรียบเทียบโดยการกรอกตัวเลขเข้าไปตรง ๆ เลย แต่ถ้าเราต้องการใช้ข้อมูลเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางเป็นตัวเปรียบเทียบ ก็สามารถทำได้ด้วยวิธีดังนี้ ในขั้นตอนการระบุข้อมูลเปรียบเทียบในไดอะล๊อก Greater Than ไดอะล๊อก Greater Than จะย่อลง ไดอะล๊อก Greater…

เราสามารถใช้เครื่องมือ Quick Analysis หาค่าเปอร์เซ็นต์ของข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ตัวอย่าง เราต้องการหาเปอร์เซ็นของยอดขายสินค้าแต่ละชนิด สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา เราก็จะได้ผลลัพธ์เป็นค่าเปอร์เซ็นต์ของยอดขายสินค้าแต่ละชนิดตามต้องการ จากตัวอย่างด้านบนนั้นเป็นการคำนวณหาเปอร์เซ็นต์จากข้อมูลในแนวตั้ง ถ้าเราต้องการหาค่าเปอร์เซ็นจากข้อมูลในแนวนอน ก็สามารถทำได้เช่นกัน ตัวอย่าง จากข้อมูลเดิม เราต้องการหาค่าเปอร์เซ็นต์ของยอดขายสินค้าในแต่ละเดือน (คำนวนจากข้อมูลในแถวของแต่ละเดือน) สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา เพียงแค่นี้ เราก็จะได้ข้อมูลยอดขายสินค้าในแต่ละเดือนเป็นเปอร์เซ็นต์ตามที่ต้องการ

เราสามารถใช้เครื่องมือ Quick Analysis หาผลรวมของตัวเลขได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเขียนสูตรใด ๆ เลย จากตัวอย่าง เราต้องการหาผลรวมของยอดขายสินค้าแต่ละชนิด สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา เพียงแค่นี้เราก็จะได้ผลรวมของยอดขายสินค้าแต่ละชนิดตามที่ต้องการ คำนวณยอดขายรายเดือน ตัวอย่างด้านบน เป็นการคำนวณยอดขายสินค้าแยกตามประเภทสินค้าแต่ละชนิด (ข้อมูลเก็บอยู่ในรูปแบบคอลัมน์จากบนลงล่าง) ถ้าเราต้องการคำนวณยอดขายรายเดือน (ข้อมูลเก็บอยู่ในรูปแบบแถว เรียงจากซ้ายไปขวา) ก็สามารถทำได้เช่นกัน ดังนี้ เราก็จะได้ยอดขายรายเดือนตามที่ต้องการ

ใน Excel เราสามารถใช้ Quick Analysis หาค่าเฉลี่ยอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว จากตัวอย่าง เราต้องการหาค่าเฉลี่ยของยอดขายสินค้าแต่ละชนิด สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา ก็จะได้ค่าเฉลี่ยของยอดขายสินค้าแต่ละชนิดตามที่ต้องการ

ใน Excel ถ้าข้อมูลไม่ซับซ้อนเกินไป เราสามารถหาค่าเฉลี่ยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนสูตรสักตัวเดียว จากตัวอย่าง เราต้องการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในคอลัมน์ D ถึงคอลัมน์ K สามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้ เพียงเท่านี้เราก็จะได้ค่าเฉลี่ยของตัวเลขตามที่ต้องการแล้ว

ถ้ามีข้อมูลเป็นตัวเลข เช่น ค่าเงิน เป็นต้น หลาย ๆ คอลัมน์ เราสามารถหาผลรวมของแต่ละคอลัมน์ได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องเขียนสูตรใด ๆ เลย ด้วยคำสั่ง AutoSum จากตัวอย่าง เราต้องการหาผลรวมของคอลัมน์ D ถึงคอลัมน์ K สามารถทำได้ดังนี้ เพียงแค่นี้เราก็จะได้ผลรวมของตัวเลขในคอลัมน์ที่ตรงกับเซลล์ที่เราเลือกแล้ว

ในกรณีที่เราจำเป็นต้องเขียนสูตรและนำไปใช้กับหลาย ๆ เซลล์ เราสามารถเขียนสูตรและสั่งให้คัดลอกไปยังเซลล์อื่น ๆ ที่ต้องการได้ทันที จากตัวอย่าง เราต้องการเขียนสูตรเพื่อจัดลำดับที่สอบได้ของนักเรียนทั้งหมด 24 คน โดยปกติเราจะเขียนสูตรสำหรับนักเรียนคนแรกก่อน จากนั้นค่อยคัดลอกสูตรไปยังนักเรียนคนอื่น ๆ แต่เราสามารถเขียนสูตรแล้วคัดลอกพร้อมกันทีเดียวได้เลย โดยมีวิธีดังนี้ เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องการใส่สูตร เขียนสูตรตามที่ต้องการ เมื่อเขียนสูตรเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Ctrl + Enter สูตรนั้นก็จะถูกคัดลอกไปยังทุก ๆ เซลล์ที่เลือกอยู่ในขณะนั้น

โดยปกติการคัดลอกสูตรเราจะใช้วิธีคลิกลาก แต่มีอีกวิธีหนึ่งที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ถ้าสูตรที่จะใช้เป็นสูตรเดียวกัน เราสามารถเลือกเซลล์ที่ว่างทุกเซลล์แล้วพิมพ์สูตรเพียงครั้งเดียวและกดปุ่ม Ctrl + Enter สูตรก็จะถูกนำไปใช้กับทุกเซลล์ที่เลือก จากรูปด้านบน เราจะเติมข้อมูลในเซลล์ที่ว่าง (ในกรอบสีแดง) ให้เป็นข้อมูลเดียวกันกับข้อมูลในเซลล์ที่อยู่ด้านบน ถ้าทำด้วยวิธีคลิกลาดเพื่อคัดลอกสูตร เราต้องทำ 3 ครั้ง แต่มีวิธีที่เราสามารถทำครั้งเดียงแล้วได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการเลย ดังนี้ หน้าต่าง Go To Special จะถูกเปิดขึ้นมา เซลล์ที่ว่างอยู่ทุกเซลล์จะถูกเลือก สูตรที่เราพิมพ์เข้าไปจะถูกคัดลอกไปยังทุกเซลล์ที่ถูกเลือกอยู่ เราก็จะได้ข้อมูลเติมในเซลล์ที่เลือกทุกเซลล์ตามที่ต้องการ

ในกรณีที่มีข้อมูลที่ต้องกรอกซ้ำ ๆ กับหลาย ๆ เซลล์แบบต่อเนื่อง เช่น ตำแหน่งพนักงานที่เหมือน ๆ กันจำนวน 20 เซลล์ เป็นต้น เราสามารถกรอกข้อมูลแค่เพียงเซลล์แรกเซลล์เดียว แล้วให้ Excel เติมข้อมูลให้อัตโนมัติด้วยการดับเบิ้ลคลิกที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ที่เก็บข้อมูลต้นแบบ เมื่อดับเบิ้ลคลิกที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ข้อมูลตัวอย่าง Excel จะเติมข้อมูลที่เหมือนกันในเซลล์ถัดลงมาด้านล่างให้โดยอัตโนมัติ

ใน Excel เราสามารถใช้คำสั่ง Remove Duplicates เพื่อลบข้อมูลที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็ว จากรูปด้านบน เรามีข้อมูลซ้ำกันอยู่จำนวนหนึ่ง เราสามารถให้ Excel ลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกได้ด้วยวิธีดังนี้ หน้าต่าง Remove Duplicates จะถูกเปิดขึ้นมา Excel แจ้งว่า มีข้อมูลซ้ำอยู่กี่แถวและได้ลบออกไปแล้ว คงเหลือข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันอยู่กี่แถว คลิกปุ่ม OK ไป ก็จะเหลือเฉพาะข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน

เราสามารถเชื่อมข้อมูลหลาย ๆ เซลล์เข้าด้วยกัน โดยการใชัเครื่องหมาย & โดยมีรูปแบบการใช้งานดังนี้ ตัวอย่างการใช้งาน จากรูปตัวอย่าง เราต้องการน้ำข้อมูล ปีที่เข้าทำงาน และ หมายเลข มาต่อกัน โดยคั่นด้วย – เช่น 2010-1452 โดยแสดงผลที่คอลัมน์ G สามารถทำได้โดยการเขียนสูตรดังนี้ จากสูตร หมายความว่า ให้เอาข้อมูลจากเซลล์ E2 มาต่อด้วยเครื่องหมาย – แล้วก็ต่อด้วยข้อมูลจากเซลล์ F2 ผลลัพธ์ เมื่อคัดลอกสูตรไปยังทุกเซลล์ที่ต้องการก็จะได้ข้อมูลที่สมบูรณ์

เราสามารถตัดเอาเฉพาะข้อมูลด้านขวาของเซลล์ โดยการใช้ฟังก์ชัน RIGHT() โดยมีรูปแบบการใช้งานดังนี้ ตัวอย่างการใช้งาน จากภาพตัวอย่าง ข้อมูล 4 ตัวหลัง เป็นหมายเลขพนักงาน เราต้องการนำข้อมูล 4 ตัวนี้มาแสดงที่คอลัมน์ F (หมายเลข) สามารถทำได้โดยเขียนสูตรดังนี้ จากสูตร เป็นการใช้ฟังก์ชัน RIGHT() เพื่อดึงเอาข้อมูลทางขวาของเซลล์ B2 โดยเอามาเพียง 4 ตัวอักษร ก็คือเอาข้อมูล 4 ตัวสุดท้ายมานั่นเอง ผลลัพธ์ เมื่อคลิกลากคัดลอกสูตรให้ครบทุกเซลล์ก็จะได้ข้อมูลที่สมบูรณ์

ถ้าเราต้องการข้อมูลเพียงบางส่วนจากเซลล์ เช่น ต้องการข้อมูล 4 ตัวอักษรแรกของเซลล์ เราสามารถใช้ฟังก์ชัน LEFT() มาช่วยในการตัดเอาข้อความเฉพาะด้านซ้ายของเซลล์ได้ โดยมีรูปแบบการใช้งานดังนี้ ตัวอย่างการใช้งาน จากภาพตัวอย่าง รหัสพนักงาน 4 ตัวแรก เป็นปีที่เข้าทำงาน เราต้องการดึงเอาข้อมูล 4 ตัวแรกนี้ไปไว้ในคอลัมน์ ปีที่เข้าทำงาน สามารถทำได้ดังนี้ เขียนสูตรที่เซลล์ E2 ดังนี้ จากสูตร เป็นการใชัฟังก์ชัน LEFT() ไปดึงเอาข้อความจากเซลล์ B2 โดยเอามาแค่ 4 ตัวแรกเท่านั้น ผลลัพธ์ เมื่อคลิกลากคัดลอกสูตรก็จะได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์

ถ้ามีข้อมูลยาว ๆ อยู่ในคอลัมน์เดียว แต่มีการแยกข้อมูลชัดเจน เช่น แยกด้วยการเคาะเว้นวรรค แยกด้วยเครื่องหมายคอมม่า เป็นต้น เราสามารถแยกข้อมูลเหล่านั้นไปไว้ในคอลัมน์อื่นเพื่อความชัดเจนได้อย่างรวดเร็วด้วยคำสั่ง Text to Columns ดังตัวอย่าง เรามีข้อมูล ชื่อ สกุล อยู่ในคอลัมน์ B โดยข้อมูลชื่อและนามสกุล ถูกคั่นด้วยการเคาะเว้นวรรค เราต้องการแยกชื่อและนามสกุลออกไปอยู่คนละคอลัมน์ สามารถใช้คำสั่ง Text to Columns ช่วยได้ ดังนี้ หน้าต่าง Convert Text to Columns Wizard จะถูกเปิดขึ้นมา ข้อมูลตัวอย่างของเราคั่นด้วยการเคาะเว้นวรรค เพียงเท่านี้ ข้อมูลก็จะถูกแยกตามที่เราต้องการ

ถ้ามีข้อมูลยาว ๆ อยู่ในคอลัมน์เดียว แต่มีการแยกข้อมูลชัดเจน เช่น แยกด้วยการเคาะเว้นวรรค เราสามารถแยกข้อมูลเหล่านั้นไปไว้ในคอลัมน์อื่นเพื่อความชัดเจนได้อย่างรวดเร็วด้วยความสามารถของ Flash Fill ดังตัวอย่าง เรามีข้อมูลที่เป็นชื่อ-นามสกุล อยู่ในคอลัมน์ B แต่ต้องการแยกชื่อและนามสกุลไว้คนละคอลัมน์ สามารถใช้ความสามารถของ Flash Fill เข้ามาช่วยได้ดังนี้ ไม่กี่ขั้นตอนเราก็สามารถแยกข้อมูล ชื่อ ออกมาได้แล้ว ทีนี้ก็ทำเช่นเดียวกับคอลัมน์ นามสกุล แป๊บเดียวก็ได้ข้อมูล ชื่อ และ นามสกุล อยู่คนละคอลัมน์แล้วครับ

ถ้ามีข้อมูลที่แยก ๆ กันอยู่ในหลายคอลัมน์ และเราต้องการรวมข้อมูลเหล่านั้นไว้ในคอลัมน์เดียวกัน สามารถใช้ความสามารถของ Flash Fill กรอกข้อมูลอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ดังนี้ ในตัวอย่าง เรามีข้อมูล ชื่อ อยู่ในคอลัมน์ B และข้อมูลนามสกุล อยู่ในคอลัมน์ C และเราต้องการรวมชื่อและนามสกุลมาไว้ด้วยกันในคอลัมน์ D สามารถทำได้ดังนี้ เพียงแค่นี้เราก็จะได้ข้อมูลที่รวมอยู่ในคอลัมน์เดียวกันตามที่ต้องการ

วิธีสร้างลิสต์รายการ (Drop Down List) ใน Excel ในหัวข้อนี้จะใช้วิธีพิมพ์รายการตัวเลือกเข้าไปใน Source ตรง ๆ แทนที่จะสร้างลิสต์ไว้ในชีทเหมือนในหัวข้อก่อนหน้านี้ วิธีการทำมีดังนี้ เลือกพื้นที่ที่จะนำลิสต์รายการมาใช้ หน้าต่าง Data Validation จะถูกเปิดขึ้นมา พื้นที่ที่เราเลือกไว้ก็จะสามารถใช้งานลิสต์รายการ (Drop Down List) ตามต้องการ

ใน Excel เราสามารถสร้างลิสต์รายการ (Drop Down List) ไว้กรอกข้อมูลที่ต้องกรอกซ้ำบ่อย ๆ ได้ โดยมีวิธีการดังนี้ สร้างลิสต์รายการไว้ก่อน (สามารถสร้างไว้ที่ชีทอื่นได้) เลือกพื้นที่ที่จะนำลิสต์รายการมาใช้ หน้าต่าง Data Validation จะถูกเปิดขึ้นมา หน้าต่าง Data Validation จะถูกย่อให้เล็กลง หน้าต่าง Data Validation จะขยายใหญ่เท่าเดิม สังเกตที่หัวข้อ Source จะมีช่วงข้อมูลซึ่งอ้างอิงถึงข้อมูลในพื้นที่ที่เราได้สร้างไว้สำหรับการทำลิสต์รายการ ในพื้นที่ที่เรากำหนดไว้จะมีลิสต์รายการ (Drop Down List) ให้เราคลิกเลือกข้อมูลได้แล้ว

ถ้าเรามีข้อมูลที่ต้องการป้อนพร้อมกันทีละหลาย ๆ ชีท โดยทุก ๆ ชีทเป็นข้อมูลเดียวกัน เราสามารถพิมพ์ข้อมูลในชีทหนึ่งก่อนแล้วค่อยคัดลอกไปวางในชีทอื่น หรือคัดลอกชีทก็ทำได้ แต่มีอีกวิธีหนึ่งที่สามารถทำได้นั่นคือการป้อนข้อมูลพร้อมกันทีละหลายชีท โดยมีวิธีการดังนี้ การทำแบบนี้เป็นการจัดกลุ่มชีท สังเกตบนแถบชื่อไฟล์จะมีคำว่า [Group] กำกับอยู่ เพียงแค่นี้เราก็จะได้ข้อมูลที่เหมือนกันในทุก ๆ ชีทที่เลือก

ถ้าเรามีข้อมูลที่ต้องการป้อนลงในหลาย ๆ เซลล์ โดยในทุก ๆ เซลล์เป็นข้อมูลเดียวกัน เราสามารถทำได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องไปคัดลอกข้อมูลให้เสียเวลา วิธีกรอกข้อมูลหลายเซลล์พร้อมกัน เพียงแค่นี้เราก็จะได้ข้อมูลเหมือนกันในทุก ๆ เซลล์ที่เลือกตามที่ต้องการ

โดยปกติใน Excel เมื่อเรากรอกข้อมูลที่เซลล์ใด ๆ แล้วกดปุ่ม Enter จะเป็นการเลื่อนไปยังเซลล์ถัดไปทางด้านล่างเพื่อรอรับการกรอกข้อมูล คือกดปุ่ม Enter แล้ว จะเป็นการเลื่อนไปยังเซลล์ด้านล่างเสมอนั่นเอง แต่เราสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าตรงนี้ได้ เช่น เราต้องการให้เลื่อนไปยังเซลล์ด้านซ้าย ด้านบน ด้านขวา หรือไม่ให้เลื่อนไปไหนเลยก็ทำได้ โดยมีวิธีการดังนี้ หน้าต่าง Excel Options จะถูกเปิดขึ้นมา ทีนี้เมื่อเรากดปุ่ม Enter ก็จะเป็นการเลื่อนไปยังเซลล์ด้านขวาถัดจากเซลล์ปัจจุบัน ถ้าไม่ต้องการให้เลื่อนไปที่เซลล์ไหนเลยหลังจากกดปุ่ม Enter ก็เพียงแค่ติ๊กเครื่องหมาย ✔ ออกจากตัวเลือก After pressing enter…

ใน Excel รูปแบบวันที่ (รวมทั้งตัวเลข) จะใช้ตามรูปแบบที่ถูกตั้งค่าไว้ใน Windows แต่เราสามารถกำหนดรูปแบบการแสดงผลของวันที่ตามที่เราต้องการได้ เช่น ต้องการให้แสดงผลวันที่แบบไทย สามารถทำได้ดังนี้ หน้าต่าง Format Cells จะถูกเปิดขึ้นมา จะได้ข้อมูลวันที่ที่แสดงผลตามรูปแบบที่ต้องการ แต่การตั้งค่าแบบนี้จะมีผลเฉพาะกับการแสดงผลเท่านั้นนะครับ เวลาแก้ไข เราต้องกรอกข้อมูลตามรูปแบบที่ใช้ใน Windows เหมือนเดิม ถ้าต้องการให้ Excel ใช้รูปแบบวันที่เป็นแบบไทยตั้งแต่เริ่มต้น ต้องไปตั้งค่ารูปแบบวันที่ใน Windows

ใน Excel จะมีเส้นกริด Gridlines สำหรับแบ่งแต่ละเซลล์แสดงให้เราเห็น เพื่อให้เราดูออกว่าข้อมูลอันไหนอยู่ในเซลล์ไหน แต่อาจมีบางกรณีที่เราไม่ต้องการให้เส้นกริดดังกล่าวแสดง เช่น เมื่อต้องการตรวจงานโดยที่ไม่มีเส้นกริดมาทำให้ตาลาย เป็นต้น เราสามาถซ่อนเส้นกริดได้ ด้วยวิธีดังนี้ เพียงแค่นี้เส้นกริดก็จะหายไปแล้ว และยังทำให้เราเห็นเซลล์ที่เราได้กำหนด Border เอาไว้แล้วจัดเจนขึ้นอีกด้วย ถ้าต้องการให้แสดงเส้นกริดเหมือนเดิม ก็ทำตามวิธีเดิม แล้วติ๊กเครื่องหมาย ✔ ที่หน้าตัวเลือก Gridlines เพียงแค่นี้เส้นกริดก็จะกลับมาแสดงเหมือนเดิมแล้วครับ