DCRUB

ในกรณีที่ต้องการกรอกเลขลำดับต่อเนื่อง 1 2 3… จำนวนมาก ๆ ถ้ากรอกทีละเลขด้วยตัวเองก็อาจเกิดความผิดพลาดได้ และที่สำคัญ ถ้าต้องกรอกตัวเลขมาก ๆ ก็จะเกิดความล่าช้า ใน Excel มีตัวช่วยให้เราสามารถกรอกเลขลำดับได้อย่างรวดเร็ว เรียกว่า Fill Series โดยมีวิธีใช้งานดังนี้ ถ้าต้องการกรอกตัวเลขจำนวนไม่มาก สามารถใช้วิธีดังนี้ ก็จะได้ผลลัพธ์เป็นเลขลำดับต่อเนื่องโดยเริ่มจากค่าที่กรอกที่เซลล์แรก แต่ในกรณีที่ต้องการกรอกตัวเลขลำดับจำนวนมาก วิธีข้างต้นอาจไม่สะดวกพอ แต่มีวิธีอื่นที่สะดวกกว่า ดังนี้ หน้าต่าง Series จะถูกเปิดขึ้นมา ก็จะได้ผลลัพธ์เป็นเลขลำดับตามจำนวนที่ต้องการ

บางทีเวลาต้องกรอกข้อมูลประเภทวันที่และเวลาใน Excel เราก็ไม่รู้ว่าจะต้องกรอกในรูปแบบไหน แต่ใน Excel เราสามารถใช้คีย์ลัดสำหรับกรอกวันที่ปัจจุบันและเวลาปัจจุบันได้อย่างง่ายดาย ประโยชน์ของคีย์ลัดนี้มีอย่างน้อย 2 อย่าง คือ สำหรับคีย์ลัดที่สามารถใช้ได้ มีดังนี้

วิธีตรวจสอบข้อมูลที่ซ้ำกันในหลาย ๆ คอลัมน์ สามารถทำได้ดังนี้ครับ หน้าต่าง Duplicate Values จะถูกเปิดขึ้นมา ข้อมูลที่ซ้ำกันจะถูกจัดรูปแบบตามที่เราเลือก

บางทีเราอาจต้องการเรียงข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางแบบหลายเงื่อนไขหรือหลายคอลัมน์ เช่น เรามีข้อมูลเป็นชื่อบุคคล วันเกิด และภูมิลำเนา เราอยากจะเรียงข้อมูลตามภูมิลำเนาก่อน หลังจากนั้นก็เรียงตามวันเกิด เป็นต้น ดังตัวอย่าง ตามข้อมูลตัวอย่าง ถ้าต้องการเรียงข้อมูลให้คนที่มีภูมิลำเนาเดียวกันอยู่ด้วยกัน และในจำนวนคนที่มีภูมิลำเนาเดียวกันนั้น ก็เรียงตามวันเกิดอีกที คนที่เกิดก่อนให้อยู่ก่อน เป็นต้น เราต้องใช้วิธีเรียงแบบหลายคอลัมน์ โดยมีวิธีการทำดังนี้ หน้าต่าง Sort จะถูกเปิดขึ้นมา เราจะกำหนดเงื่อนไขแรกในการจัดเรียงก่อน ต่อไปเราจะเพิ่มเงื่อนไขในการเรียง คือหลังจากเรียงตามภูมิลำเนาเป็นเงื่อนไขแรกแล้ว เราจะเรียงตามวันเกิดเป็นเงื่อนไขที่สอง ให้ทำดังนี้ จะมีหัวข้อสำหรับกำหนดเงื่อนไขในการจัดเรียงเพิ่มเติมเพิ่มเข้ามา เราก็จะได้ข้อมูลที่ถูกเรียงตามเงื่อนไขที่เราต้องการ คือ

วิธีเรียงข้อมูลใน Excel สามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยการใช้คำสั่ง Sort โดยมีวิธีการดังนี้ สมมติว่าเรามีข้อมูลดังตัวอย่างด้านล่าง เราต้องการเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก หรือจากมากไปหาน้อย สามารถทำได้ดังนี้ ข้อมูลก็จะถูกเรียงตามที่ต้องการ แต่ถ้าเป็นข้อมูลภาษาไทย ผลการเรียงอาจไม่ถูกต้อง เช่น ถ้าเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก ข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วยสระจะถูกเรียงไว้ก่อน ข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วยพยัญชนะจะถูกเรียงไว้ทีหลัง ดังตัวอย่าง ปัญหานี้เกิดจากการจัดรูปแบบ Region ในคอมพิวเตอร์ของเราไม่ได้เป็นแบบไทย ซึ่งสามารถแก้ไขได้ดังนี้ ให้เปิด Control Panel ขึ้นมา แล้วคลิกที่ Region ที่หน้าต่าง Region ให้ทำดังนี้ หลังจากนั้นทำการเรียงข้อมูลใน Excel ใหม่อีกครั้งตามขั้นตอนด้านบน คราวนี้ข้อมูลจะเรียงถูกต้องตามหลักพจนานุกรมไทยแล้วครับ

ถ้าต้องการสร้างบาร์โค้ดใน Excel ด้วยวิธีง่าย ๆ เราสามารถทำได้โดยการพึ่งฟอนต์สำหรับทำบาร์โค้ด ซึ่งก็มีหลายตัวด้วยกัน เช่น Code39, Libre Barcode 39, 3 of 9 Barcode ซึ่งในบทความนี้จะแนะนำฟอนต์ 3 of 9 Barcode สามารถดาวน์โหลดในอินเทอร์เน็ตได้เลย หรือคลิกที่ลิงก์นี้ ดาวน์โหลด 3 of 9 Barcode เมื่อดาวน์โหลดฟอนต์มาแล้วก็ทำการติดตั้งให้เรียบร้อย วิธีติดตั้งฟอนต์ หลังจากติดตั้งฟอนต์เสร็จแล้ว เรามาเริ่มสร้างบาร์โค้ดกันเลย สมมติว่า เราต้องการนำรหัสสินค้ามาทำเป็นบาร์โค้ด ก่อนอื่นให้เราทำการกำหนดรูปแบบเซลล์ที่เก็บรหัสสินค้าให้เป็น Text ก่อน โดยทำดังนี้ (คลิกเลือกช่วงเซลล์ > คลิกขวา…

ถ้าต้องการให้ตัวอักษรทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ สามารถใช้ฟังก์ชัน UPPER() เข้ามาช่วยได้ ถ้าต้องการให้ตัวอักษรทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์เล็ก สามารถใช้ฟังก์ชัน LOWER() เข้ามาช่วยได้ แต่ถ้าต้องการให้ตัวอักษรตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ส่วนตัวอักษรอื่น ๆ ทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์เล็ก ก็ต้องประยุกต์กันหน่อยละครับ สมมติว่าเรามีข้อมูลดังนี้ เราต้องการแปลงข้อมูลในคอลัมน์ A ให้ตัวอักษรตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ส่วนที่เหลือให้เป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด เราจะเริ่มที่เซลล์ B1 นะครับ ให้เขียนสูตที่เซลล์ B1 ดังนี้ สามารถอธิบายการทำงานของสูตรได้ดังนี้ เราก็จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ คือตัวอักษรตัวแรกในเซลล์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ส่วนตัวอักษรตัวอื่น ๆ ทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์เล็ก เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ก็จะได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์

ถ้าเรามีข้อมูลที่เป็นภาษาอังกฤษและต้องการให้ตัวอักษรตัวแรกในแต่ละเซลล์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ สามารถทำได้โดยนำฟังก์ชัน UPPER() LEFT() RIGHT() และ LEN() มาประยุกต์ใช้ร่วมกัน สมมติว่าเรามีข้อมูลดังนี้ ที่คอลัมน์ A คือข้อมูลของเรา เราต้องการให้ตัวอักษรตัวแรกในแต่ละเซลล์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่และนำมาเก็บไว้ที่คอลัมน์ B สามารถทำได้โดยเขียนสูตรดังนี้ การทำงานของสูตร สามารถอธิบายได้ดังนี้ เราก็จะได้ผลลัพธ์เป็นข้อความที่มีตัวอักษรตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ตามต้องการ เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ก็จะได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์ หมายเหตุ : วิธีนี้ เพียงแปลงตัวอักษรตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เท่านั้น ส่วนตัวอื่น ๆ เป็นอย่างไรก็จะยังคงเป็นอย่างนั้น จะไม่ถูกแปลงเป็นพิมพ์เล็กแต่อย่างใด ถ้าต้องการให้ตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ และบังคับให้ตัวอื่น ๆ เป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด สามารถศึกษาวิธีทำได้ที่บทความ แปลงตัวอักษรทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์เล็กแต่ให้ตัวอักษรแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

ถ้าต้องการคำนวณอายุของบุคคลให้แสดงผลแบบ ปี เดือน วัน เราสามารถใช้ฟังก์ชัน IF() รวมกับฟังก์ชัน DATEDIF() มาช่วยเราทำงานได้ สมมติว่าเราต้องการข้อมูลดังภาพด่านล่าง จากตัวอย่าง ถ้าอายุเป็นจำนวนปีบริบูรณ์ เราจะแสดงเฉพาะปี ถ้าอายุมีเศษเป็นเดือน แต่ไม่มีเศษเป็นวัน เราก็จะแสดงเฉพาะปีและเดือน สรุปว่า แสดงเฉพาะข้อมูลที่ไม่เป็น 0 นั่นเอง จากข้อมูลตัวอย่าง เราเก็บข้อมูลวันเกิดไว้ที่คอลัมน์ B เราจะเขียนสูตรคำนวณอายุของคนแรกก่อน โดยการเขียนสูตรที่เซลล์ C2 ดังนี้ จากสูตร ขออธิบายไล่ตามลำดับดังนี้ จากสูตร เราจะได้ผลลัพธ์เป็นอายุในรูปแบบ ปี เดือน และ วัน ตามเงื่อนไขที่กำหนด เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ก็จะได้ข้อมูลที่สมบูรณ์แบบตามที่เราต้องการ ลองนำไปปรับใช้ดูนะครับ

โดยปกติการคำนวณอายุ เราจะคำนวณอายุจากวันเกิดถึงวันปัจจุบัน แต่อาจมีบางกรณีที่เราต้องการคำนวณอายุจากวันเกิดถึงวันใดวันหนึ่ง เช่น คำนวณตั้งแต่วันเกิดจนถึงวันเสียชีวิต ว่าบุคคลนั้น ๆ มีอายุเท่าไหร่ หรือคำนวณตั้งแต่วันเกิดถึงวันใดวันหนึ่งในอนาคต เช่น ต้องการรู้ล่วงหน้าว่า ในอีก 10 ปีข้างหน้า บุคคลนั้น ๆ จะมีอายุเท่าไหร่ เป็นต้น ไม่ว่าจะคำนวณแบบไหนหรือด้วยจุดประสงค์ใด เราสามารถใช้ฟังก์ชัน DATEDIF() ของ Excel มาช่วยในการคำนวณได้ สมมติว่าเรามีข้อมูลตัวอย่างดังนี้ จากตัวอย่าง เราต้องการรู้ว่าในวันที่ 30 เดือน มิ.ย. ปี ค.ศ. 2027 บุคคลตามตัวอย่างจะมีอายุเท่าไหร่ หมายเหตุ : ปี เราใช้เป็น ค.ศ. นะครับ…

ถ้ามีข้อมูลหลาย ๆ แถวรวมกันอยู่ในเซลล์เดียว แล้วเราต้องการแยกข้อมูลเหล่านั้นออกเป็นหลายแถวหลายคอลัมน์ ใน Excel ก็สามารถทำได้ สมมติว่าเรามีข้อมูลดังนี้ จากตัวอย่าง เรามีข้อมูลเป็นรายชื่อนักเรียนจำนวน 5 คน อันประกอบด้วย ชื่อ นามสกุล และ ชั้น ซึ่งทั้งหมดรวมอยู่ในเซลล์เดียวกัน แต่เราต้องการแยกข้อมูลดังกล่าวให้อยู่คนละแถว คือข้อมูลของนักเรียนแต่ละคนให้แยกแถวกันและแบ่งคอลัมน์ให้ชัดเจน สามารถทำได้ดังนี้ หน้าต่าง Convert Text to Columns Wizard จะถูกเปิดขึ้นมา สเต็ปที่ 1 ให้ทำดังนี้ สเต็ปที่ 2 สเต็ปที่ 3 ข้อมูลนักเรียนแต่ละคนจะถูกแยกไปอยู่คนละคอลัมน์ หลังจากนั้น เราจะนำข้อมูลทั้งหมดที่ถูกเก็บในแนวนอนดังรูปด้านบน มาเก็บในแนวตั้ง คือให้อยู่คนละแถว…

วิธีลบแถวว่างใน Excel สามารถทำได้หลากหลายวิธี แต่ละวิธีก็ได้ผลที่แตกต่างกัน จะเลือกใช้วิธีไหนก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลของเราครับ กรณีแถวว่างกับแถวไม่ว่างแยกกันชัดเจน ถ้าข้อมูลของเรามีแถวว่างแบบทุกเซลล์ไหนแถวนั้นว่างทั้งหมด และแถวอื่น ๆ ที่ต้องการเก็บไว ไม่มีเซลล์ไหนว่างเลย ดังตัวอย่าง จากตัวอย่าง ข้อมูลของเรามีแถวว่างอยู่ 4 แถว และแถวอื่น ๆ ไม่มีเซลล์ว่างปนอยู่เลย ข้อมูลแบบนี้ลบแถวว่างได้ง่าย ๆ ด้วยวิธีดังนี้ครับ หน้าต่าง Go To Special จะถูกเปิดขึ้นมา แถวที่มีเซลล์ว่างจะถูกไฮไลต์ แถวที่ว่างจะถูกลบออกไป แถวถัดไปที่ไม่ว่างจะถูกเลื่อนขึ้นมาแทนที่ กรณีมีทั้งแถวที่ว่างทุกเซลล์และแถวที่ว่างเป็นบางเซลล์ ในกรณีที่ข้อมูลของเรามีบางแถวที่ว่างทุกเซลล์ และบางแถวว่างเป็นบางเซลล์ ถ้าใช้วิธีดังกล่าวข้างต้นนั้น ทุกแถวที่มีเซลล์ว่างอยู่จะถูกลบทิ้งทั้งหมด แต่บางทีเราอาจไม่ได้ต้องการเช่นนั้น เราอาจต้องการลบเฉพาะแถวที่ไม่มีข้อมูลใด ๆ เลย ส่วนแถวที่บางเซลล์มีข้อมูลบางเซลล์ว่าง…

ถ้าต้องการคำนวณอายุงานของพนักงาน นับจากวันที่เริ่มงานจนถึงวันปัจจุบัน ว่าแต่ละคนทำงานมาแล้วกี่ปี กี่เดือน กี่วัน เราสามารถใช้ฟังก์ชัน DATEDIF() มาช่วยในการคำนวณได้ โดยมีรูปแบบการใช้งานดังนี้ ข้อมูลตัวอย่างของเราในบทความนี้เป็นดังนี้ จากตัวอย่าง เราต้องการรู้ว่าแต่ละคนทำงานมาแล้วกี่ปี กี่เดือน และกี่วัน สามารถคำนวณได้ดังนี้ คำนวนปี เราจะเริ่มจากการคำนวณอายุงานเป็นปีก่อน โดยเขียนสูตรที่เซลล์ C3 ดังนี้ ทำการคัดลอกสูตรไปยังทุกเซลล์ก็ได้จะผลลัพธ์เป็นอายุงานในรูปแบบปีแบบเต็มตามที่ต้องการ คำนวณเดือน ต่อไปเราจะคำนวณเดือน โดยเขียนสูตรที่เซลล์ D3 ดังนี้ เมื่อคัดลอกสูตรไปยังทุกเซลล์ก็จะได้ผลลัพธ์เป็นจำนวนเดือน (ที่เป็นเศษจากการคำนวณปี) คำนวณวัน ต่อไปเราจะคำนวณวัน โดยเขียนสูตรที่เซลล์ E3 ดังนี้ เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ก็จะได้ผลลัพธ์เป็นจำนวนวัน (ที่เป็นเศษจากการคำนวณเดือน) มาถึงตรงนี้ เราก็จะได้อายุงานของพนักงานในรูปแบบ ปี…

ถ้าต้องการคำนวณอายุบุคคลว่าแต่ละคนมีอายุเท่าไหร่ นับจากวันเกิดถึงวันปัจจุบัน เราสามารถใช้ฟังก์ชัน DATEDIF() มาช่วยในการคำนวณอายุได้ โดยมีรูปแบบการใช้งานดังนี้ ข้อมูลตัวอย่างของเราในบทความนี้เป็นดังนี้ จากข้อมูลตัวอย่างเราต้องการคำนวณอายุของแต่ละคนออกมาเป็นจำนวนปี เราจะเขียนสูตรที่เซลล์ C2 ดังนี้ จากสูตร เราจะได้ผลลัพธ์เป็นอายุของคนแรกในรูปแบบ ปีแบบเต็ม เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ก็จะได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์ตามที่ต้องการ

ในกรณีที่เราต้องการแปลงตัวเลขจำนวนเงินให้เป็นคำอ่านภาษาไทย เราสามารถใช้ฟังก์ชัน BAHTTEXT() มาช่วยแปลงได้อย่างง่ายดาย อ่านวิธีใช้ได้ที่บทความนี้ แปลงตัวเลขจำนวนเงินเป็นคำอ่านภาษาไทยใน Excel แต่ถ้าต้องการแปลงตัวเลขจำนวนเงิน (บาท) เป็นภาษาอังกฤษ เราจำเป็นต้องเขียนฟังก์ชันขึ้นมาใช้งานเอง แล้วค่อยเรียกใช้ฟังก์ชันดังกล่าว สมมติว่าเรามีข้อมูลดังตาราง เรามีข้อมูลรายการสินค้าและราคาแล้ว และเราต้องการแสดงคำอ่านของราคาสินค้าเป็นภาษาอังกฤษ เราจะต้องสร้างฟังก์ชันสำหรับการแปลงตัวเลขค่าเงินเป็นภาษาอังกฤษเสียก่อน โดยมีวิธีการดังนี้ หมายเหตุ : ถ้าไม่มีแท็บ Developer ให้เปิดใช้งานก่อน โดยทำตามบทความนี้ วิธีเปิดใช้งานแท็บ Developer ใน Excel เพื่อใช้งาน VBA หน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications จะถูกเปิดขึ้นมา หน้าต่างสำหรับเขียนโค้ดจะถูกเปิดขึ้นมา ให้คัดลอกโค้ดด้านล่างนี้ไปวาง จากโค้ดด้านบน เราสร้างฟังก์ชันที่ชื่อว่า…

ใน Excel มีฟังก์ชันสำหรับการแปลงตัวเลขที่เป็นค่าเงินให้กลายเป็นคำอ่านภาษาไทย ฟังก์ชันดังกล่าวมีชื่อว่า BAHTTEXT() มีรูปแบบการใช้งานดังนี้ ตัวอย่างการใช้งาน สมมติว่าเรามีข้อมูลดังรูปด้านล่าง เรามีราคาสินค้าเก็บอยู่ที่คอลัมน์ B (เริ่มต้นที่เซลล์ B2) และต้องการแสดงคำอ่านของราคาสินค้าที่คอลัมน์ C (เริ่มต้นที่เซลล์ C2) เราสามารถเขียนสูตรได้ดังนี้ เราก็จะได้คำอ่านของราคาสินค้าเป็นภาษาไทยตามที่ต้องการ หลังจากนั้นทำการคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ในคอลัมน์ C ก็จะได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์ครับ