DCRUB

ในกรณีที่เราต้องการกรอกข้อมูลที่เหมือน ๆ กันในหลาย ๆ ชีท เช่น ข้อมูลคะแนนของนักเรียนที่ต้องแยกเป็นหลาย ๆ ชีทตามรายวิชา และแต่ละชีทประกอบด้วยข้อมูลเหมือนกันทั้งหมด เช่น เลขลำดับ ชื่อนักเรียน หัวคอลัมน์ เป็นต้น เราสามารถกรอกข้อมูลทั้งหมดพร้อมกันในทุก ๆ ชีทได้ในคราวเดียวกัน โดยวิธีการดังนี้ หลังจากนั้นกรอกข้อมูลตามที่ต้องการและจัดรูปแบบให้เรียบร้อย เพียงเท่านี้ ทุก ๆ ชีทที่เลือกไว้ก็จะมีข้อมูลและการจัดรูปแบบที่เหมือนกัน สะดวกดีนะครับ ลองนำไปปรับใช้ดูนะครับ

โดยปกติเวลาเราพิมพ์ข้อมูลที่ยาวเกินความกว้างของคอลัมน์ใน Excel เราสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์ให้พอดีกับความยาวของข้อมูลได้โดยการดับเบิ้ลคลิกที่เส้นแบ่งคอลัมน์ ตรงส่วนหัวของคอลัมน์ แต่วิธีนี้เราต้องทำเองบ่อย ๆ ทุกคอลัมน์ที่ต้องการปรับความกว้าง จะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถตั้งค่าให้ Excel ปรับความกว้างของคอลัมน์ให้พอดีกับความยาวของข้อมูลโดยอัตโนมัติ มันต้องดีอยู่แล้ว จริงไหมครับ ซึ่งเราสามารถตั้งค่าดังกล่าวได้ด้วยวิธีดังนี้ หน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Application จะถูกเปิดขึ้นมา ภายในหน้าต่างสำหรับเขียนโค้ด ให้คลิกที่ดร็อปดาวน์ลิสต์แล้วคลิกเลือก WorkSheet Excel จะสร้างโค้ดส่วนหนึ่งให้ ดังนี้ ให้เขียนโค้ด Cells.EntireColumn.AutoFit ระหว่างบรรทัดแรกกับบรรทัดสุดท้าย โดยโค้ดที่สมบูรณ์จะเป็นดังนี้ โดยโค้ดดังกล่าว เป็นการสั่งให้ปรับความกว้างของคอลัมน์ให้พอดีกับความยาวของข้อมูลโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงใน Worksheet เมื่อเขียนโค้ดเสร็จแล้ว ให้ปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Application…

โดยปกติ เมื่อเราต้องการหาผลรวมของตัวเลข เช่น คำนวณผลรวมของยอดขายสินค้า เป็นต้น เราอาจจะใช้วิธีเขียนสูตรโดยใช้ฟังก์ชัน SUM() ก็ย่อมสามารถทำได้ง่าย ๆ ในบทความนี้จะแนะนำอีกวิธีหนึ่งที่สามารถหาผลรวมได้อย่างรวดเร็ว โดยการใช้คีย์ลัด และการใช้คำสั่ง AutoSum หาผลรวมโดยใช้คีย์ลัด จากข้อมูลตัวอย่างด้านบน เราต้องการแสดงผลรวมยอดขายสินค้าแต่ละรายการที่แถวด้านล่าง และแสดงผลรวมยอดขายสินค้ารายเดือนที่คอลัมน์ด้านขวา เราสามารถทำได้ดังนี้ เราก็จะได้ผลรวมของยอดขายสินค้าแต่ละรายการตามที่ต้องการ เมื่อคลิกดูที่เซลล์ผลรวมแต่ละเซลล์ ก็จะเห็นว่ามีสูตรอยู่ นั่นก็หมายความว่า วิธีนี้คือการคำนวณหาผลรวมโดยการเขียนสูตรนั่นเอง แต่มันสะดวกตรงที่ เราไม่ได้เขียนสูตรเอง ซึ่งคีย์ลัดที่เราใช้นั้นก็เป็นคีย์ลัดของคำสั่ง AutoSum นั่นเอง หาผลรวมด้วยคำสั่ง AutoSum ต่อไปเราจะหาผลรวมยอดขายสินค้ารายเดือน ให้ทำดังนี้ เราก็จะได้ผลรวมของยอดขายสินค้ารายเดือนตามที่ต้องการ ซึ่งทั้งสองวิธีที่แนะนำไป แท้ที่จริงแล้วคือวิธีเดียวกันนะครับ เป็นการหาผลรวมโดยการใช้คำสั่ง AutoSum ทั้งคู่ เพียงแค่วิธีแรกเป็นการใช้คีย์ลัด ส่วนวิธีที่สองเป็นการคลิกคำสั่งโดยตรง…

โดยปกติเวลาเราใส่เลขลำดับใน Excel เราอาจจะพิมพ์เข้าไปเองตรง ๆ หรือใช้ความสามารถของ Auto Fill ช่วยในการเติมตัวเลขอัตโนมัติ แต่ก็จะมีปัญหานิดหน่อยเวลาเราลบแถวในระหว่าง หรือแซกแถวใหม่ในระหว่าง ตัวเลขลำดับจะไม่ต่อเนื่องกัน เราก็ต้องมารันเลขลำดับใหม่ ถ้าข้อมูลเยอะหน่อยก็จะเสียเวลา หรือบางทีอาจกรอกเลขลำดับผิดไปก็ได้ จะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถเขียนสูตรให้ใส่เลขลำดับให้ และเมื่อมีการลบแถว เลขลำดับดังกล่าวก็เรียงใหม่เองได้เลยโดยอัตโนมัติ บทความนี้ผมจะแนะนำวิธีเขียนสูตรใส่เลขลำดับให้สามารถรันใหม่ได้เองเมื่อมีการลบแถวครับ มาดูกันเลย ข้อมูลตัวอย่างของเรามี 2 คอลัมน์ คือ ลำดับ และ ชื่อ-สกุล เราจะใส่เลขลำดับโดยเขียนสูตรโดยเริ่มที่เซลล์ A2 ให้พิมพ์สูตรที่เซลล์ A2 ดังนี้ครับ สูตรด้านบนนั้น หมายความว่า ให้เอาเลขลำดับของแถวของเซลล์ปัจจุบันไปลบกับเลขลำดับแถวของเซลล์ A1 จะได้ผลลัพธ์เป็น 2-1 (เพราะเซลล์ที่เราเขียนสูตรไปนั้นอยู่ที่แถว 2) เท่ากับ…

โดยปกติ ถ้าเรามีข้อมูลที่มีชื่อและนามสกุลอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เราสามารถแยกชื่อและนามสกุลดังกล่าวออกไปไว้คนละคอลัมน์ได้ง่าย ๆ เพราะโดยปกติ ชื่อและนามสกุลจะแยกกันชัดเจน คือจะคั่นด้วยการเคาะเว้นวรรคอยู่แล้ว ดังนั้น เราสามารถใช้ความสามารถของ Flash Fill หรือฟังก์ชัน Text to Columns เพื่อแยกชื่อแนะนามสกุลออกจากกันได้อย่างง่ายดาย แต่ในกรณีที่มีคำนำหน้าชื่อมาด้วย ถ้าคำนำหน้าชื่อกับชื่อแยกกันด้วยช่องว่างหรือเครื่องหมายใด ๆ ก็คงไม่ใช่ปัญหา แต่โดยปกติแล้ว คำนำหน้าชื่อกับชื่อมักจะมาในรูปแบบที่ติดกัน ดังตัวอย่าง จากตัวอย่าง ชื่อและนามสกุลแยกกันด้วยช่องว่าง แต่คำนำหน้ากับชื่อพิมพ์ติดกันมา ถ้าเราจะใช้ Flash Fill หรือ Text to Columns แยกคำนำหน้า ชื่อ และนามสกุล ไว้คนละคอลัมน์ เราจำเป็นจะต้องทำคำนำหน้าและชื่อให้แยกกันอย่างชัดเจนก่อน โดยในบทความนี้ผมจะพาทำด้วยวิธีการแทนค่า ดังนี้…

โดยปกติ ถ้าเราต้องการสร้างเลขลำดับใน Excel นั้น เราสามารถทำได้อย่างง่ายดายด้วยความสามารถของ Auto Fill แต่ถ้าต้องการต้องการสร้างเลขลำดับแบบกระโดดข้ามบรรทัด อันนี้จะใช้ Auto Fill ไม่ได้แล้ว เราต้องอาศัยการเขียนสูตร ในบทความนี้ผมจะแนะนำการเขียนสูตรสร้างเลขลำดับ ซึ่งจะสามารถสร้างเลขลำดับได้ตามเงื่อนไขที่เรากำหนด สมมติว่าเรามีข้อมูลดังภาพด้านล่าง จากข้อมูลตัวอย่างด้านบน เราต้องการใส่เลขลำดับเฉพาะแถวที่มีชื่อพนักงานเท่านั้น แถวไหนไม่มีชื่อพนักงานเราจะปล่อยว่างไว้ ในกรณีเช่นนี้เราจะต้องเขียนสูตร เพื่อให้ Excel รันเลขลำดับตามเงื่อนไขที่เราต้องการ จากข้อมูลตัวอย่าง เราจะรันเลขลำดับในคอลัมน์ A โดยจะเริ่มลำดับแรกที่เซลล์ A2 ดังนั้น เราจะเขียนสูตรที่เซลล์ A2 ดังนี้ สูตรด้านบน จะทำงานดังนี้ จะได้ผลลัพธ์ดังนี้ เมื่อเขียนสูตรและได้ผลลัพธ์เรียบร้อยแล้ว ต่อไปเราก็สามารถคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ได้เลย เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น…

บางทีเรามีข้อมูลใน Excel ที่อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน แต่อยากจะแยกออกมาให้อยู่คนละคอลัมน์ เช่น ข้อมูลชื่อกับนามสกุล ที่อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน แบบนี้ จากข้อมูลตัวอย่าง ข้อมูล ชื่อ และ นามสกุล ถูกเก็บอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน ซึ่งระหว่างชื่อกับนามสกุลนั้นก็ถูกคั่นด้วยการเคาะเว้นวรรค ถ้าเราต้องการแยกชื่อและนามสกุลออกมาอยู่คนละคอลัมน์ ก็สามารถทำได้หลากหลายวิธี ดังนี้ แยกชื่อ-นามสกุล ด้วย Flash Fill ใน Excel เวอร์ชัน 2013 ขึ้นไป มีฟังก์ชัน Flash Fill ให้เราใช้งานในการเติมข้อมูลอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเราสามารถใช้ Flash Fill มาช่วยเราแยกชื่อและนามสกุลออกจากกันได้ โดยมีวิธีการดังนี้ พิมพ์ชื่อของคนแรกที่เซลล์แรกที่ต้องการให้แสดงชื่อ แล้วกดปุ่ม Enter เซลล์ถัดไปทางด้านล่างจะถูกโฟกัส…

ใน Excel เราสามารถใช้คุณสมบัติที่ชื่อว่า Flash Fill มาช่วยเราเติมข้อมูลอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วและชาญฉลาด ด้วยความสามารถของ Flash Fill เราสามารถรวมข้อมูลหลายคอลัมน์มาไว้ในคอลัมน์เดียวก็ได้ หรือจะแยกข้อมูลในคอลัมน์เดียวออกเป็นหลายคอลัมน์ก็ได้ ขอเพียงข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เช่น มีการคั่นข้อมูลที่เหมือนกัน (เช่น คั่นข้อมูลด้วยคอมม่า หรือช่องว่าง เป็นต้น) แยกชื่อ-นามสกุล ด้วย Flash Fill ในบทความนี้เราจะมาลองแยกชื่อ-นามสกุล ที่รวมอยู่ในคอลัมน์เดียวกันออกเป็นคนละคอลัมน์ ดังตัวอย่าง จากตัวอย่าง เรามีข้อมูล ชื่อ และ นามสกุล เก็บอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน (คอลัมน์ B) โดยชื่อและนามสกุล จะถูกคั่นด้วยการเคาะเว้นวรรค 1 ครั้ง และเราต้องการแยกชื่อออกมาไว้ในคอลัมน์ C ส่วนนามสกุล…

ใน Excel บ่อยครั้งที่เรามีข้อมูลกว้างเกินขอบเขตที่จะปริ้นต์ออกมาให้พอดีหน้ากระดาษได้ ดังตัวอย่าง จากตัวอย่าง ข้อมูลของเรามีค่อนข้างเยอะ และมีเส้นประแสดงให้เห็นว่าเวลาสั่งปริ้นต์ ขอบเขตของการปริ้นในหนึ่งหน้าจะถึงแค่ข้อมูลในคอลัมน์ Z เท่านั้น เมื่อลองสั่งปริ้นต์ดูก็เป็นไปตามนั้น จาก Print Preview จะเห็นว่า ถ้าเราปริ้นข้อมูลในตัวอย่างนี้ออกกระดาษ จะสามารถพิมพ์ได้ถึงแค่ขอบเขตตามภาพด้านบน และข้อมูลส่วนที่เหลือจะถูกตัดไปปริ้นต์ออกกระดาษแผ่นอื่น ซึ่งข้อมูลตัวอย่างนั้นจะถูกปริ้นต์ออกกระดาษจำนวน 4 แผ่นด้วยกัน ตั้งค่าหน้ากระดาษให้ปริ้นต์ได้พอดีในแผ่นเดียว ถ้าเราต้องการปริ้นข้อมูลตามตัวอย่างนั้นในแผ่นเดียว สามารถทำได้โดยการตั้งค่าหน้ากระดาษดังนี้ หน้าต่าง Page Setup จะถูกเปิดขึ้นมา จะกลับมาที่หน้า Print Preview และเราจะเห็นว่าเนื้อหาที่จะถูกปริ้นต์ออกมาจะพอดี 1 หน้ากระดาษแล้ว (แต่ก็เนื้อหาก็จะถูกปรับสัดส่วนให้เล็กลง ซึ่งเราก็ต้องยอมรับในส่วนนี้) ถ้าเนื้อหาชิดด้านซ้ายหรือด้านขวาจนเกินไปก็สามารถปรับเพิ่มได้ โดยให้คลิกที่ Page Setup…

สูตรตัดเกรด 4 ระดับด้วย Excel : สำหรับบทความนี้ เราจะมาเขียนสูตรตัดเกรถแบบ 4 ระดับใน Excel กันนะครับ สมมติว่าเรามีข้อมูลนักเรียนและคะแนนของนักเรียนดังนี้ เราต้องการตัดเกรดแบบ 4 ระดับ ซึ่งมีเกณฑ์การตัดเกรดดังนี้ คะแนน เกรด เกรด (ตัวอักษร) ระดับผลการเรียน 80-100 4 A ดีมาก 70-79 3 B ดี 60-69 2 C ปานกลาง 50-59 1 D ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ 0-49 0 F…

ใน Excel จะมี Quick Access Toolbar ที่บรรจุคำสั่งที่อาจจะต้องใช้บ่อย ๆ ไว้ให้เราเรียกใช้งานได้ง่าย ๆ และรวดเร็ว ซึ่ง Quick Access Toolbar นี้จะแสดงอยู่ที่มุมซ้ายด้านบนของโปรแกรม ซึ่งค่าเริ่มต้น Quick Access Toolbar จะมีคำสั่งให้เรียกใช้งานไม่มากนัก แต่เราก็สามารถเพิ่มเองได้ วิธีเพิ่มคำสั่งใน Quick Access Toolbar ถ้าเราต้องการเพิ่มคำสั่งทำงานเข้ามาใน Quick Access Toolbar เพื่อให้เรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว สามารถทำได้ดังนี้ รายการคำสั่งที่เราเลือกก็จะถูกนำมาแสดงใน Quick Access Toolbar ตามที่ต้องการ กรณีไม่มีคำสั่งที่ต้องการอยู่ในรายการ บางทีรายการคำสั่งที่ Excel…

ใน Excel มีแท็บคำสั่งไว้ให้เราเรียกใช้งานจำนวนหนึ่ง ซึ่งแต่ละแท็บก็รวบรวมกลุ่มคำสั่งทำงานต่าง ๆ ไว้มากมาย นอกจากแท็บที่ Excel เตรียมไว้ให้แล้ว เรายังสามารถสร้างแท็บส่วนตัวไว้ใช้งานได้ด้วย เช่น เราอาจจะมีคำสั่งจำนวนหนึ่งที่เรียกใช้งานบ่อยมาก ๆ แล้วอยากรวมคำสั่งเหล่านั้นไว้ในแท็บส่วนตัว ก็สามารถทำได้ หน้าต่าง Excel Options จะถูกเปิดขึ้นมา พร้อมเลือกแท็บ Customize Ribbon อัตโนมัติ (ถ้าเผลอไปคลิกแท็บอื่นก่อนก็ให้กลับมาคลิกที่แท็บนี้) แท็บใหม่ New Tab (Custom) จะถูกสร้างขึ้นมาต่อจากแท็บที่เราเลือกในขั้นตอนก่อนหน้านี้ และภายในแท็บใหม่ก็จะมีกลุ่มคำสั่ง New Group (Custom) เพิ่มเข้ามาด้วย สำหรับบรรจุคำสั่งที่เราจะเข้าเข้ามาในขั้นตอนต่อไป ขั้นตอนต่อไปเราจะตั้งชื่อแท็บ ไดอะล๊อก Rename จะถูกเปิดขึ้นมา ขั้นตอนต่อไปเราจะตั้งชื่อกลุ่ม…

หลังจากที่ติดตั้ง Microsoft Excel ใหม่ ๆ บริเวณพื้นที่ของ Ribbon จะมีแท็บคำสั่งให้เราเรียกใช้งานได้จำนวนหนึ่ง ซึ่งเป็นแท็บที่ใช้งานทั่วไปและอาจจะต้องใช้บ่อย ๆ จะมีบางแท็บที่ไม่ได้โชว์ บางกรณีเราอาจจำเป็นต้องเรียกใช้งานแท็บเฉพาะทางบางอย่าง เช่น แท็บ Developer ซึ่งผู้ที่ต้องทำงานด้าน VBA จะต้องใช้แท็บนี้บ่อย ๆ แน่นอน หรือบางท่านอาจจะไม่ได้ใช้งานบางแท็บเลยอยากจะซ่อนไว้ไม่ให้แสดง ก็สามารถทำได้เช่นกัน การสั่งให้แสดงบางแท็บเพิ่มเติม สามารถทำได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้ หน้าต่าง Excel Options จะถูกเปิดขึ้นมา พร้อมกับเลือกแท็บ Customize Ribbon อัตโนมัติ ภายใต้หัวข้อ Customize the Ribbon ให้ทำดังนี้ แท็บที่เราเลือก (ติ๊ก ✔)…

เมื่อเราสร้าง Workbook ขึ้นมาครั้งแรกใน Excel ทุก ๆ เซลล์จะมีความกว้างของคอลัมน์และความสูงของแถวเท่า ๆ กัน และถ้าเราพิมพ์ข้อความยาว ๆ ในเซลล์ ข้อความจะแสดงผลไม่พอดีกับความกว้างและความสูงของเซลล์นั้น ๆ เราสามารถแก้ปัญหานี้ได้ 2 แนวทาง คือ ปรับความกว้างของเซลล์ให้พอดีกับความยาวของข้อความ ถ้าต้องการปรับความกว้างของเซลล์ให้พอดีกับความยาวของข้อความ สามารถทำได้ดังนี้ วิธีที่ 1 ปรับความกว้างของเซลล์ด้วยตนเอง ก็จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่พอดีกับความยาวของข้อความ วิธีที่ 2 ปรับความกว้างของคอลัมน์อัตโนมัติ ถ้าไม่ต้องการยุ่งยากกับการคลิกลากปรับความกว้างของคอลัมน์ ให้ทำดังนี้ ความกว้างของคอลัมน์จะถูกปรับให้พอดีกับความยาวของข้อความ (ปรับตามข้อความในเซลล์ที่มีข้อความยาวที่สุดในคอลัมน์นั้้น) ทันที ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ให้พอดีกับความกว้างของเซลล์ ในบางกรณีเราอาจไม่ต้องการที่จะไปปรับความกว้างของคอลัมน์ เพราะอาจมีข้อจำกัดในเรื่องของหน้ากระดาษ หรือเหตุผลใด ๆ ก็ตาม เราสามารถตัดข้อความยาว…

แทนที่จะแสดงข้อมูลเป็นตัวเลขล้วน ๆ ซึ่งอาจจะไม่สวยงามนักแถมยังดูยากอีกด้วย เราสามารถสร้างสเกลสีให้ข้อมูลเพื่อให้ดูง่าย เกิดความสวยงาม และง่ายต่อการวิเคราะห์ ด้วยเครื่องมือที่ชื่อว่า Color Scales รูปด้านบน เป็นข้อมูลที่ถูกจัดรูปแบบด้วยการสร้างสเกลสี ข้อมูลที่น้อยจะมีสีจางที่สุด ข้อมูลที่มากจะมีสีเข้มขึ้นตามลำดับ ทำให้ดูง่ายและสวยงามน่าสนใจอีกด้วย ซึ่งวิธีการทำก็ไม่ยากครับ เราก็จะได้ข้อมูลที่แสดงผลในรูปแบบสเกลสีตามที่เราเลือก เวลาเรานำเมาส์ไปชี้ที่รูปแบบการสร้างสเกลสีก็จะมีตัวอย่างให้เห็นแบบเรียลไทม์ด้วย ชอบแบบไหนก็เลือกแบบนั้นครับ

เราสามารถแสดงแถบบข้อมูลสวย ๆ ได้ง่าย ๆ ด้วย Quick Analysis แบบนี้ การแสดงแถบข้อมูลในเซลล์แต่ละเซลล์ ทำให้เราเห็นได้ชัดเจนมากขึ้นว่าข้อมูลในเซลล์ไหนมากหรือน้อย และยังสวยงามน่าสนใจอีกด้วยครับ วิธีการทำมีดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา เราก็จะได้ตารางข้อมูลที่มีแถบข้อมูล Data Bar สวย ๆ แลดูน่าสนใจและมีความชัดเจนของข้อมูลมากขึ้น เซลล์ที่มีค่าข้อมูลมากที่สุดจะมีแถบข้อมูลเต็มเซลล์ ส่วนเซลล์ที่มีค่าข้อมูลน้อยที่สุดจะมีแถบข้อมูลน้อยกว่าเซลล์อื่น ถ้าต้องการแถบข้อมูลสีอื่น ๆ ก็สามารถทำได้ โดยแทนที่จะทำที่ไอคอน Quick Analysis ให้ทำวิธีอื่น ดังนี้ครับ ในขณะที่เรานำเมาส์ไปชี้ที่รูปแบบการลงสี ก็จะมีตัวอย่างปรากฏให้เห็นทันที ชอบแบบไหนก็เลือกแบบนั้นเลยครับ