วิธีลบแถวว่างใน Excel อย่างรวดเร็ว ในกรณีข้อมูลเยอะมากๆ

วิธีลบแถวว่างใน Excel สามารถทำได้หลากหลายวิธี แต่ละวิธีก็ได้ผลที่แตกต่างกัน จะเลือกใช้วิธีไหนก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลของเราครับ

กรณีแถวว่างกับแถวไม่ว่างแยกกันชัดเจน

ถ้าข้อมูลของเรามีแถวว่างแบบทุกเซลล์ไหนแถวนั้นว่างทั้งหมด และแถวอื่น ๆ ที่ต้องการเก็บไว ไม่มีเซลล์ไหนว่างเลย ดังตัวอย่าง

จากตัวอย่าง ข้อมูลของเรามีแถวว่างอยู่ 4 แถว และแถวอื่น ๆ ไม่มีเซลล์ว่างปนอยู่เลย ข้อมูลแบบนี้ลบแถวว่างได้ง่าย ๆ ด้วยวิธีดังนี้ครับ

คลิกที่แท็บ Home
คลิก Find & Select
คลิก Go To Special

หน้าต่าง Go To Special จะถูกเปิดขึ้นมา

ติ๊กเลือกหัวข้อ Blanks
คลิกปุ่ม OK

แถวที่มีเซลล์ว่างจะถูกไฮไลต์

คลิกที่ตัวเลือกคำสั่ง Delete
คลิกคำสั่ง Delete Sheet Rows

แถวที่ว่างจะถูกลบออกไป แถวถัดไปที่ไม่ว่างจะถูกเลื่อนขึ้นมาแทนที่

กรณีมีทั้งแถวที่ว่างทุกเซลล์และแถวที่ว่างเป็นบางเซลล์

ในกรณีที่ข้อมูลของเรามีบางแถวที่ว่างทุกเซลล์ และบางแถวว่างเป็นบางเซลล์ ถ้าใช้วิธีดังกล่าวข้างต้นนั้น ทุกแถวที่มีเซลล์ว่างอยู่จะถูกลบทิ้งทั้งหมด

แต่บางทีเราอาจไม่ได้ต้องการเช่นนั้น เราอาจต้องการลบเฉพาะแถวที่ไม่มีข้อมูลใด ๆ เลย ส่วนแถวที่บางเซลล์มีข้อมูลบางเซลล์ว่าง เราอาจต้องการเก็บไว้ เช่นนี้ จะใช้วิธีข้างต้นนั้นไม่ได้ เราต้องใช้วิธีกรองข้อมูลเข้าช่วยด้วย

ข้อมูลตัวอย่างของเราเป็นดังนี้

จากข้อมูลตัวอย่าง

มีแถวที่ว่างทุกเซลล์อยู่ 4 แถว (เราจะลบ 4 แถวนี้)
มีแถวที่ว่างเป็นบางเซลล์อยู่ 2 แถว (เราจะไม่ลบ)

เราจะใช้วิธีดังนี้

สร้างคอลัมน์สำหรับกรองข้อมูลขึ้นมา ตั้งชื่ออะไรก็ได้ (ผมตั้งชื่อที่เซลล์ D1 ว่า “ว่าง”)

หลังจากนั้นเขียนสูตรที่เซลล์ D2 ดังนี้

=COUNTBLANK(A2:C2)

COUNTBLANK() คือฟังก์ชันสำหรับนับเซลล์ที่ว่าง
A2:C2 คือช่วงของข้อมูลที่ต้องการนับ ในตัวอย่างเรานับตั้งแต่เซลล์ A2 ไปจนถึง C2

ผลลัพธ์ที่จะได้จากสูตรนี้คือจำนวนเซลล์ที่ว่างในแต่ละแถว

คัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ในคอลัมน์ D ก็จะได้ผลลัพธ์ดังนี้

0 คือ ไม่มีเซลล์ว่างในแถวนั้น

1 คือ มีเซลล์ว่าง 1 เซลล์ในแถวนั้น
2 คือ มีเซลล์ว่าง 2 เซลล์ในแถวนั้น
3 คือ แถวนั้นเป็นแถวว่าง (เรานับแค่ 3 คอลัมน์ เพราะข้อมูลเรามีแค่นี้) เราจะลบแถวที่นับแล้วได้ 3 นี่แหละครับ

จากนั้นให้ทำดังนี้

เลือกข้อมูลทั้งหมด
คลิกแท็บ Data
คลิกคำสั่ง Filter

จะปรากฏสัญลักษณ์ปุ่มลูกศรชี้ลงเล็ก ๆ อยู่ที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ที่เป็นหัวคอลัมน์

คลิกที่สัญลักษณ์ ที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ “ว่าง”
ติ๊ก ✔ ที่ตัวเลือก 0 และ 1 ออก (เหลือไว้เฉพาะ 3)

คลิกปุ่ม OK

ข้อมูลจะถูกกรองให้เหลือเฉพาะแถวที่ว่างทุกเซลล์ ให้เลือกทุกแถวที่คอลัมน์ “ว่าง” มีค่าเท่ากับ 3 (ถ้าข้อมูลเยอะให้คลิกที่เซลล์แรก แล้วกดปุ่ม Ctrl + Shift + End บนคีย์บอร์ด