สูตรตัดเกรด 4 ระดับด้วย Excel ได้ทั้งเกรดแบบตัวเลขและตัวอักษร

สำหรับบทความนี้ เราจะมาเขียนสูตรตัดเกรถแบบ 4 ระดับใน Excel กันนะครับ

สมมติว่าเรามีข้อมูลนักเรียนและคะแนนของนักเรียนดังนี้

เราต้องการตัดเกรดแบบ 4 ระดับ ซึ่งมีเกณฑ์การตัดเกรดดังนี้

คะแนน	เกรด	เกรด (ตัวอักษร)	ระดับผลการเรียน
80-100	4	A	ดีมาก
70-79	3	B	ดี
60-69	2	C	ปานกลาง
50-59	1	D	ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ
0-49	0	F	ต่ำกว่าเกณฑ์

ตัดเกรดแบบตัวเลข

ลำดับแรกเราจะตัดเกรดแบบตัวเลขก่อน โดยการเขียนสูตรตัดเกรดให้กับนักเรียนคนแรกเป็นลำดับแรก ดังนี้

จากตัวอย่าง เซลล์ที่เก็บคะแนนของนักเรียนคนแรกอยู่ที่เซลล์ D3 เราจะแสดงผลเกรดแบบตัวเลขที่เซลล์ E3 ดังนั้น ให้เขียนสูตรที่เซลล์ E3 ดังนี้ครับ

=IF(D3>=80,4,IF(D3>=70,3,IF(D3>=60,2,IF(D3>=50,1,0))))

จากสูตร เราใช้ฟังก์ชัน IF ในการตัดเกรด ซึ่งสามารถอธิบายการทำงานของสูตรได้ดังนี้

D3 คือเซลล์ที่ใช้ในการอ้างอิงถึงคะแนนของนักเรียน
ลำดับแรกตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 80 หรือไม่ (80 ขึ้นไป) IF(D3>=80,4,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 4 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 70 หรือไม่ (70 ถึง 79) IF(D3>=70,3,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 3 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 60 หรือไม่ (60 ถึง 69) IF(D3>=60,2,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 2 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 50 หรือไม่ (50 ถึง 59) IF(D3>=50,1,0) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 1 ถ้าไม่ใช่ ให้เกรดเป็น 0

ผลลัพธ์ที่ได้ นักเรียนคนแรกจะได้เกรด 0 เพราะคะแนนไม่ถึง 50

หลังจากได้เกรดของนักเรียนคนแรกแล้ว เราสามารถคัดลอกสูตรเพื่อตัดเกรดให้นักเรียนคนอื่น ๆ ได้เลย

คลิกที่เซลล์ที่เพิ่งเขียนสูตรเสร็จไป (E3)
นำพอยเตอร์ไปชี้ที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ดังกล่าวจนพอยเตอร์กลายเป็นสัญลักษณ์ +
คลิกค้างไว้แล้วลากลงเพื่อคัดลอกสูตรจนครบทุกเซลล์

เราก็จะได้เกรดของนักเรียนครบทุกคน

ตัดเกรดแบบตัวอักษร

ทีนี้เราจะตัดเกรดเป็นเกรดแบบตัวอักษร A B C D F เราสามารถนำสูตรเดิมมาแก้ไขได้เลย โดยสูตรที่ใช้จะเป็นดังนี้

=IF(D3>=80,"A",IF(D3>=70,"B",IF(D3>=60,"C",IF(D3>=50,"D","F"))))

จากสูตร สามารถอธิบายการทำงานของสูตรได้ดังนี้

D3 คือเซลล์ที่ใช้ในการอ้างอิงถึงคะแนนของนักเรียน
ลำดับแรกตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 80 หรือไม่ (80 ขึ้นไป) IF(D3>=80,"A",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น A ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 70 หรือไม่ (70 ถึง 79) IF(D3>=70,"B",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น B ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 60 หรือไม่ (60 ถึง 69) IF(D3>=60,"C",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น C ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป

เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 50 หรือไม่ (50 ถึง 59) IF(D3>=50,"D","F") ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น D ถ้าไม่ใช่ ให้เกรดเป็น F

หมายเหตุ: ในสูตร ถ้าเราต้องการให้แสดงผลเป็นตัวอักษร ต้องเขียนไว้ในเครื่องหมายคำพูด "" เสมอ

ให้เขียนสูตรดังกล่าวในเซลล์ F3 แล้วกดปุ่ม Enter

เราก็จะได้เกรดแบบตัวอักษรของนักเรียนคนแรกแล้ว

จากนั้นก็ทำการคัดลอกสูตรเพื่อตัดเกรดให้นักเรียนคนอื่น ๆ

คลิกที่เซลล์ที่เพิ่งเขียนสูตรเสร็จไป (F3)
นำพอยเตอร์ไปชี้ที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ดังกล่าวจนพอยเตอร์กลายเป็นสัญลักษณ์ +
คลิกค้างไว้แล้วลากลงเพื่อคัดลอกสูตรจนครบทุกเซลล์

เราก็จะได้เกรดแบบตัวอักษรของนักเรียนครบทุกคน

วัดระดับผลการเรียน

เมื่อได้เกรดครบแล้ว คราวนี้เราจะมาวัดระดับผลการเรียนของนักเรียน โดยสามารถนำสูตรเดิมมาแก้ไขได้เช่นเคย สูตรที่แก้ไขแล้วจะเป็นดังนี้

=IF(D3>=80,"ดีมาก",IF(D3>=70,"ดี",IF(D3>=60,"ปานกลาง",IF(D3>=50,"ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ","ต่ำกว่าเกณฑ์"))))

สามารถอธิบายการทำงานของสูตรได้ดังนี้

D3 คือเซลล์ที่ใช้ในการอ้างอิงถึงคะแนนของนักเรียน
ลำดับแรกตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 80 หรือไม่ (80 ขึ้นไป) IF(D3>=80,"ดีมาก",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น “ดีมาก” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 70 หรือไม่ (70 ถึง 79) IF(D3>=70,"ดี",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น “ดี” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 60 หรือไม่ (60 ถึง 69) IF(D3>=60,"ปานกลาง",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น “ปานกลาง” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป

เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 50 หรือไม่ (50 ถึง 59) IF(D3>=50,"ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ","ต่ำกว่าเกณฑ์") ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น “ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ” ถ้าไม่ใช่ ให้เกรดเป็น “ต่ำกว่าเกณฑ์”