โดยปกติเวลาเราใส่เลขลำดับใน Excel เราอาจจะพิมพ์เข้าไปเองตรง ๆ หรือใช้ความสามารถของ Auto Fill ช่วยในการเติมตัวเลขอัตโนมัติ
แต่ก็จะมีปัญหานิดหน่อยเวลาเราลบแถวในระหว่าง หรือแซกแถวใหม่ในระหว่าง ตัวเลขลำดับจะไม่ต่อเนื่องกัน เราก็ต้องมารันเลขลำดับใหม่ ถ้าข้อมูลเยอะหน่อยก็จะเสียเวลา หรือบางทีอาจกรอกเลขลำดับผิดไปก็ได้
จะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถเขียนสูตรให้ใส่เลขลำดับให้ และเมื่อมีการลบแถว เลขลำดับดังกล่าวก็เรียงใหม่เองได้เลยโดยอัตโนมัติ
บทความนี้ผมจะแนะนำวิธีเขียนสูตรใส่เลขลำดับให้สามารถรันใหม่ได้เองเมื่อมีการลบแถวครับ มาดูกันเลย
ข้อมูลตัวอย่างของเรามี 2 คอลัมน์ คือ ลำดับ และ ชื่อ-สกุล เราจะใส่เลขลำดับโดยเขียนสูตรโดยเริ่มที่เซลล์ A2
ให้พิมพ์สูตรที่เซลล์ A2 ดังนี้ครับ
=ROW()-ROW($A$1)
ROW()คือฟังก์ชันที่ใช้สำหรับอ้างอิงเลขลำดับแถวของเซลล์นั้น ๆ (เซลล์นั้นอยู่แถวไหนก็จะได้ผลลัพธ์เป็นเลขแถวนั้น ๆ)ROW($A$1)เป็นการเรียกใช้ฟังก์ชันROW()โดยอ้างอิงถึงเลขแถวของเซลล์ที่ระบุ ในตัวอย่างเป็นการอ้างอิงถึงเลขแถวของเซลล์ A1 (ซึ่งก็จะได้ผลลัพธ์กลับมาเป็น 1)
สูตรด้านบนนั้น หมายความว่า ให้เอาเลขลำดับของแถวของเซลล์ปัจจุบันไปลบกับเลขลำดับแถวของเซลล์ A1 จะได้ผลลัพธ์เป็น 2-1 (เพราะเซลล์ที่เราเขียนสูตรไปนั้นอยู่ที่แถว 2) เท่ากับ 1 นั่นเอง
เมื่อเขียนสูตรที่เซลล์แรกแล้ว ต่อไปก็คัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ได้เลยครับ
เราก็จะได้เลขลำดับตามที่ต้องการ
ทีนี้ก็ลองลบแถวใดแถวหนึ่งดู
หลังจากลบแถวไปแล้ว แถวถัดไปจะขยับขึ้นมา และเลขลำดับจะรันใหม่อัตโนมัติ เลขลำดับจะไม่กระโดดข้ามครับ
แต่ถ้าเป็นกรณีเพิ่มแถวเข้ามาใหม่ เลขลำดับจะยังไม่มีนะครับ เพราะแถวที่เพิ่มใหม่ ไม่มีสูตรติดมาด้วย
สิ่งที่เราต้องทำก็แค่คัดลอกสูตรไปยังแถวใหม่ แค่นั้นเอง
เราก็จะได้เลขลำดับที่รันต่อเนื่องตามที่ต้องการ
