โดยปกติ ถ้าเราต้องการสร้างเลขลำดับใน Excel นั้น เราสามารถทำได้อย่างง่ายดายด้วยความสามารถของ Auto Fill แต่ถ้าต้องการต้องการสร้างเลขลำดับแบบกระโดดข้ามบรรทัด อันนี้จะใช้ Auto Fill ไม่ได้แล้ว เราต้องอาศัยการเขียนสูตร
ในบทความนี้ผมจะแนะนำการเขียนสูตรสร้างเลขลำดับ ซึ่งจะสามารถสร้างเลขลำดับได้ตามเงื่อนไขที่เรากำหนด
สมมติว่าเรามีข้อมูลดังภาพด้านล่าง
จากข้อมูลตัวอย่างด้านบน เราต้องการใส่เลขลำดับเฉพาะแถวที่มีชื่อพนักงานเท่านั้น แถวไหนไม่มีชื่อพนักงานเราจะปล่อยว่างไว้ ในกรณีเช่นนี้เราจะต้องเขียนสูตร เพื่อให้ Excel รันเลขลำดับตามเงื่อนไขที่เราต้องการ
จากข้อมูลตัวอย่าง เราจะรันเลขลำดับในคอลัมน์ A โดยจะเริ่มลำดับแรกที่เซลล์ A2 ดังนั้น เราจะเขียนสูตรที่เซลล์ A2 ดังนี้
=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))
สูตรด้านบน จะทำงานดังนี้
- ใช้ฟังก์ชัน IF ตรวจสอบเซลล์ B2 ว่ามีชื่อพนักงานหรือไม่ (ชื่อพนักงานอยู่ในคอลัมน์ B)
- ถ้าเซลล์ B2 เป็นค่าว่าง แสดงว่าไม่มีชื่อพนักงาน ให้ส่งคืนผลลัพธ์ออกมาเป็นค่าว่าง
- ถ้าเซลล์ B2 ไม่เป็นค่าว่าง แสดงว่ามีชื่อพนักงาน กรณีนี้จะนับ 1
จะได้ผลลัพธ์ดังนี้
เมื่อเขียนสูตรและได้ผลลัพธ์เรียบร้อยแล้ว ต่อไปเราก็สามารถคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ได้เลย
เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ แล้ว เราก็จะได้เลขลำดับที่รันตามเงื่อนไขที่เรากำหนด คือแถวที่มีชื่อพนักงานจะมีเลขลำดับ แต่แถวที่ไม่มีชื่อพนักงานจะถูกข้ามไป
ข้อดีของการทำแบบนี้คือ ถ้าเราลบแถวใดแถวหนึ่ง แถวถัดไปก็จะเรียงเลขลำดับใหม่อัตโนมัติทันที ทำให้ไม่ข้ามลำดับ
แต่ถ้ามีการเพิ่มแถวใหม่ในภายหลัง ไม่ว่าจะเพิ่มต่อจากลำดับสุดท้าย หรือแทรกแถวระหว่างกลาง ต้องคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ที่เพิ่มใหม่เสมอนะครับ
