Skip to content
หน้าแรก » การแยกข้อมูลด้วย Flash Fill ใน Excel

การแยกข้อมูลด้วย Flash Fill ใน Excel

การแยกข้อมูลด้วย Flash Fill ใน Excel

การแยกข้อมูลด้วย Flash Fill ใน Excel

การแยกข้อมูล เป็นอีกงานที่เราอาจจะต้องเจอในชีวิตประจำวันสำหรับคนที่ทำงานด้านเอกสาร เช่น เรามีข้อมูลที่อยู่ซึ่งประกอบไปด้วย หมู่บ้าน ตำบล อำเภอ จังหวัด รวมอยู่ในเซลล์เดียวกัน และต้องการแยกข้อมูลเหล่านั้นออกจากกัน คงปวดหัวและเสียเวลาแย่ถ้าไม่มีตัวช่วย

แต่ในโปรแกรม Excel เราสามารถใช้ Flash Fill ช่วยให้งานดังกล่าวสำเร็จได้อย่างง่ายดาย ด้วยวิธีดังนี้

แยกข้อมูล ตำบล อำเภอ จังหวัด ด้วย Flash Fill

สมมติว่าเรามีข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ยาว ๆ ดังตัวอย่าง

เราต้องการแยกข้อมูล ตำบล อำเภอ จังหวัด ออกมาไว้ในเซลล์ของใครของมัน สามารถทำได้ดังนี้

  1. พิมพ์ข้อมูลตั้งต้น ในตัวอย่างเป็นคำว่า “ตำบล” ตามด้วยชื่อตำบล เพื่อแยกตำบลออกมาไว้ในคอลัมน์หนึ่งต่างหาก
  2. พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ถัดไป โดยขึ้นต้นด้วยคำเดียวกันกับเซลล์ข้อมูลตั้งต้น ในตัวอย่างคือคำว่า “ตำบล” และตามด้วยชื่อตำบลอีกบางส่วน
  3. สืบเนื่องจากข้อ 2 โปรแกรม Excel จะคาดเดาว่าข้อมูลในเซลล์ถัดๆไปจะเป็นข้อมูลอะไร และแสดงให้เราเห็นอัตโนมัติ โดยยังไม่มีการเติมข้อมูลจริง
  4. กดปุ่ม Enter เพื่อเติมข้อมูลตามที่ Excel แสดงให้เห็น

เพียงแค่นี้เราก็จะได้ข้อมูลที่ถูกแยกออกมาอีกคอลัมน์หนึ่งต่างหากตามที่ต้องการ สำหรับข้อมูลอำเภอและจังหวัดก็ทำเช่นเดียวกัน

ข้อมูลที่แยกเรียบร้อยแล้ว

ที่สำคัญคือ การแยกข้อมูลลักษณะนี้ ข้อมูลในเซลล์ต้นทางต้องเป็นข้อมูลที่มีลักษณะเดียวกัน มีคำเหมือนกัน เช่น ในตัวอย่าง เราแยกข้อมูลด้วยคำขึ้นต้นว่า “ตำบล” ทุก ๆ เซลล์ของข้อมูลต้นทางก็ต้องมีคำว่า “ตำบล” ด้วย ถ้าไม่เช่นนั้นโปรแกรมจะไม่เติมข้อมูลอัตโนมัติให้ เช่น บางเซลล์เป็น “ตำบล” บางเซลล์เป็น “แขวง” ลักษณะนี้จะใช้ไม่ได้

แยกข้อมูล ชื่อ นามสกุล ด้วย Flash Fill

การแยกข้อมูลอีกลักษณะหนึ่งทำได้โดยการพิมพ์ค่าเริ่มต้น แล้วใช้คำสั่ง Flash Fill เติมข้อมูลอัตโนมัติให้

ตัวอย่างเช่น เรามีข้อมูลที่เป็นชื่อเต็ม ดังนี้

ข้อมูลรายชื่อ

เราต้องการแยกชื่อมาไว้ในคอลัมน์ “ชื่อ” และแยกนามสกุลมาไว้ในคอลัมน์ “นามสกุล” สามารถทำได้ดังนี้

  1. พิมพ์ข้อมูลตั้งต้น ในตัวอย่างคือชื่อ
  2. คลิกลากคลุมเซลล์ที่ต้องการเติมข้อมูล โดยลากคลุมเซลล์ตั้งต้นด้วย
  3. คลิกแท็บ Data
  4. คลิกคำสั่ง Flash Fill เพื่อเติมข้อมูล

เพียงแค่นี้เราก็จะได้ข้อมูลที่เป็นชื่อถูกเติมให้อัตโนมัติในทุก ๆ เซลล์ที่เลือกแล้ว

ข้อมูลที่ถูกเติมอัตโนมัติ

สำหรับการแยกนามสกุลออกมาก็ทำลักษณะเดียวกัน

ข้อสังเกตอย่างหนึ่งคือ ข้อมูลที่จะเอามาทำงานในลักษณะนี้ ต้องมีการแยกกันชัดเจนด้วยเครื่องหมายที่เหมือนกัน เช่น ชื่อ กับ นามสกุล ในตัวอย่าง ถูกคั่นหรือแยกจากกันด้วยช่องว่าง (Space) หนึ่งเคาะ และทุก ๆ เซลล์มีการแยกข้อมูลในลักษณะเดียวกัน

ถ้าข้อมูลติดกันเป็นพรืดจะไม่สามารถทำได้