การแยกข้อมูลด้วย Flash Fill ใน Excel 2019

การแยกข้อมูลด้วย Flash Fill

การแยกข้อมูล ด้วย Flash Fill

การแยกข้อมูล เป็นอีกงานที่เราอาจจะต้องเจอในชีวิตประจำวันสำหรับคนที่ทำงานด้านเอกสาร เช่น เรามีข้อมูลที่อยู่ซึ่งประกอบไปด้วย หมู่บ้าน ตำบล อำเภอ จังหวัด รวมอยู่ในเซลล์เดียวกัน และต้องการแยกข้อมูลเหล่านั้นออกจากกัน คงปวดหัวและเสียเวลาแย่ถ้าไม่มีตัวช่วย

แต่ในโปรแกรม Excel เราสามารถใช้ Flash Fill ช่วยให้งานดังกล่าวสำเร็จได้อย่างง่ายดาย ด้วยวิธีดังนี้

แยกข้อมูล ตำบล อำเภอ จังหวัด ด้วย Flash Fill

สมมติว่าเรามีข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ยาว ๆ ดังตัวอย่าง

ตัวอย่างข้อมูลที่อยู่

เราต้องการแยกข้อมูล ตำบล อำเภอ จังหวัด ออกมาไว้ในเซลล์ของใครของมัน สามารถทำได้ดังนี้

เติมข้อมูลอัตโนมัติด้วย Flash Fill
  1. พิมพ์ข้อมูลตั้งต้น ในตัวอย่างเป็นคำว่า “ตำบล” ตามด้วยชื่อตำบล เพื่อแยกตำบลออกมาไว้ในคอลัมน์หนึ่งต่างหาก
  2. พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ถัดไป โดยขึ้นต้นด้วยคำเดียวกันกับเซลล์ข้อมูลตั้งต้น ในตัวอย่างคือคำว่า “ตำบล” และตามด้วยชื่อตำบลอีกบางส่วน
  3. สืบเนื่องจากข้อ 2 โปรแกรม Excel จะคาดเดาว่าข้อมูลในเซลล์ถัดๆไปจะเป็นข้อมูลอะไร และแสดงให้เราเห็นอัตโนมัติ โดยยังไม่มีการเติมข้อมูลจริง
  4. กดปุ่ม Enter เพื่อเติมข้อมูลตามที่ Excel แสดงให้เห็น

เพียงแค่นี้เราก็จะได้ข้อมูลที่ถูกแยกออกมาอีกคอลัมน์หนึ่งต่างหากตามที่ต้องการ สำหรับข้อมูลอำเภอและจังหวัดก็ทำเช่นเดียวกัน

ข้อมูลที่แยกเรียบร้อยแล้ว

ที่สำคัญคือ การแยกข้อมูลลักษณะนี้ ข้อมูลในเซลล์ต้นทางต้องเป็นข้อมูลที่มีลักษณะเดียวกัน มีคำเหมือนกัน เช่น ในตัวอย่าง เราแยกข้อมูลด้วยคำขึ้นต้นว่า “ตำบล” ทุก ๆ เซลล์ของข้อมูลต้นทางก็ต้องมีคำว่า “ตำบล” ด้วย ถ้าไม่เช่นนั้นโปรแกรมจะไม่เติมข้อมูลอัตโนมัติให้ เช่น บางเซลล์เป็น “ตำบล” บางเซลล์เป็น “แขวง” ลักษณะนี้จะใช้ไม่ได้

แยกข้อมูล ชื่อ นามสกุล ด้วย Flash Fill

การแยกข้อมูลอีกลักษณะหนึ่งทำได้โดยการพิมพ์ค่าเริ่มต้น แล้วใช้คำสั่ง Flash Fill เติมข้อมูลอัตโนมัติให้

ตัวอย่างเช่น เรามีข้อมูลที่เป็นชื่อเต็ม ดังนี้

ข้อมูลรายชื่อ

เราต้องการแยกชื่อมาไว้ในคอลัมน์ “ชื่อ” และแยกนามสกุลมาไว้ในคอลัมน์ “นามสกุล” สามารถทำได้ดังนี้

แยกข้อมูลชื่อนามสกุลด้วย Flash Fill
  1. พิมพ์ข้อมูลตั้งต้น ในตัวอย่างคือชื่อ
  2. คลิกลากคลุมเซลล์ที่ต้องการเติมข้อมูล โดยลากคลุมเซลล์ตั้งต้นด้วย
  3. คลิกแท็บ Data
  4. คลิกคำสั่ง Flash Fill เพื่อเติมข้อมูล

เพียงแค่นี้เราก็จะได้ข้อมูลที่เป็นชื่อถูกเติมให้อัตโนมัติในทุก ๆ เซลล์ที่เลือกแล้ว

ข้อมูลที่ถูกเติมอัตโนมัติ

สำหรับการแยกนามสกุลออกมาก็ทำลักษณะเดียวกัน

ข้อสังเกตอย่างหนึ่งคือ ข้อมูลที่จะเอามาทำงานในลักษณะนี้ ต้องมีการแยกกันชัดเจนด้วยเครื่องหมายที่เหมือนกัน เช่น ชื่อ กับ นามสกุล ในตัวอย่าง ถูกคั่นหรือแยกจากกันด้วยช่องว่าง (Space) หนึ่งเคาะ และทุก ๆ เซลล์มีการแยกข้อมูลในลักษณะเดียวกัน

ถ้าข้อมูลติดกันเป็นพรืดจะไม่สามารถทำได้