ดีครับดอทคอม

วิธีตัดเกรดนักเรียน ด้วย Excel ได้ทั้งเกรดแบบตัวเลขและตัวอักษร

วิธีตัดเกรดนักเรียน

วิธีตัดเกรดนักเรียน ด้วย Excel นั้นสามารถทำได้ง่ายมาก เพราะ Excel มีฟังก์ชันการทำงานด้านการเช็คเงื่อนไขที่เราสามารถนำมาใช้ประยุกต์เขียนสูตรในการตัดเกรดนักเรียนได้เป็นอย่างดี

หลาย ๆ ท่านคงจะรู้จักฟังก์ชัน IF ในโปรแกรม Microsoft Excel กันแล้วนะครับ ซึ่งฟังก์ชันนี้มีสำหรับเขียนสูตรคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์ตามเงื่อนไขที่กำหนด วันนี้จะมาแนะนำการเขียนสูตรเพื่อตัดเกรดนักเรียนโดยใช้ฟังก์ชัน IF ในโปรแกรม Mocrosoft Excel กันครับ

วิธีตัดเกรดนักเรียน ด้วย Excel

สมมติว่าเรามีเงื่อนไขในการตัดเกรดนักเรียนดังนี้

  • คะแนนตั้งแต่ 80 ขึ้นไปเกรด 4
  • คะแนนตั้งแต่ 75-79 เกรด 3.5
  • คะแนนตั้งแต่ 70-74 เกรด 3
  • คะแนนตั้งแต่ 65-69 เกรด 2.5
  • คะแนนตั้งแต่ 60-64 เกรด 2
  • คะแนนตั้งแต่ 55-59 เกรด 1.5
  • คะแนนตั้งแต่ 50-54 เกรด 1
  • คะแนนต่ำกว่า 50 เกรด 0

และเรามีรายชื่อนักเรียนและคะแนนในตารางของโปรแกรม Microsoft Excel เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ดังภาพด้านล่าง

รายชื่อนักเรียนพร้อมคะแนน
ตารางคะแนนนักเรียน

เรามีรายชื่อและคะแนนของนักเรียนในตารางเป็นที่เรียบร้อย จะเห็นได้ว่าในตาราง คะแนนขอนนักเรียนจะอยู่ที่คอลัมน์ D ดังนั้น เมื่อเราจะเขียนสูตรเพื่อตัดเกรด เราต้องอ้างข้อมูลในเซลล์ที่อยู่ในคอลัมน์ D ตัวอย่างเช่น จะตัดเกรดของนักเรียนคนที่ 1 ซึ่งคะแนนของนักเรียนคนนี้อยู่ที่คอลัมน์ D ในแถวที่ 2 ดังนั้น เมื่อเขียนสูตรเราต้องอ้างอิงคะแนนที่เซลล์ D2 และต้องเขียนสูตรที่เซลล์ E2 เพื่อต้องการให้เกรดแสดงอยู่ที่หลังเซลล์คะแนน

จากภาพตัวอย่าง เราจะต้องเขียนสูตรที่เซลล์ E2 ดังภาพ

พิมพ์สูตรใน Excel
พิมพ์สูตรเพื่อตัดเกรด

ให้เราดับเบิ้ลคลิกที่เซลล์ที่ต้องการใส่สูตรแล้วพิมพ์สูตรลงไปได้เลย แล้วกดปุ่ม Enter หรือคลิกที่เซลล์ที่ต้องการใส่สูตร แล้วพิมพ์สูตรที่แถบสูตรคำนวณ (Formula Bar) แล้วกดปุ่ม Enter ก็ได้เช่นกัน โดยให้พิมพ์สูตรสำหรับตัดเกรดนักเรียนดังนี้

สูตรสำหรับการตัดเกรดใน Excel

=IF(D3>=80,4,IF(D3>=75,3.5,IF(D3>=70,3,IF(D3>=65,2.5,IF(D3>=60,2,IF(D3>=55,1.5,IF(D3>=50,1,IF(D3<50,0))))))))

หลังจากพิมพ์สูตรที่เซลล์แรกแล้ว ในเซลล์ต่อ ๆ ไปเราไม่จำเป็นต้องพิมพ์สูตรใหม่ให้เสียเวลา เราสามารถคลิกลากเพื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ถัดไปได้เลย

การคัดลอกสูตร

สำหรับการคัดลอกสูตรนั้น ให้คลิกที่เซลล์ที่เราได้ใส่สูตรไปแล้วก่อนหน้านี้ แล้วเอาเมาส์ไปชี้ที่มุมล่างขวาของเซลล์ดังกล่าว จนเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นเครื่องหลายบวก ➕ หลังจากนั้นคลิกและลากเมาส์ลงไปด้านล่างจนถึงเซลล์สุดท้ายที่ต้องการวางสูตร ดังภาพด้านล่าง

คัดลอกสูตรใน Excel
การคัดสอกสูตรใน Excel

เพียงแค่นี้สูตรก็จะถูกคัดลอกไปยังทุก ๆ เซลล์ที่เราต้องการ โดยที่ Excel จะทำการเปลี่ยนลำดับแถวสำหรับอ้างอิงคะแนนให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น เซลล์แรกอ้างอิง D2 (คอลัมน์ D แถวที่ 2) เซลล์ต่อไปก็จะเป็น D3, D4 ไปเรื่อย ๆ และเราก็จะได้เกรดของนักเรียนที่คำนวณเรียบร้อยตามคะแนนของนักเรียนคนนั้น ๆ ดังภาพ

ถ้าเราต้องการเกรดที่เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษแทนที่จะเป็นตัวเลข เช่น

  • คะแนนตั้งแต่ 80 ขึ้นไป เกรด A
  • คะแนนตั้งแต่ 75-79 เกรด B+
  • คะแนนตั้งแต่ 70-74 เกรด B
  • คะแนนตั้งแต่ 65-69 เกรด C+
  • คะแนนตั้งแต่ 60-64 เกรด C
  • คะแนนตั้งแต่ 55-59 เกรด D+
  • คะแนนตั้งแต่ 50-54 เกรด D
  • คะแนนต่ำกว่า 50 เกรด F

สามารถทำได้โดยการแก้ไขสูตรดังนี้

=IF(D2>=80,”A”,IF(D2>=75,”B+”,IF(D2>=70,”B”,IF(D2>=65,”C+”,IF(D2>=60,”C”,IF(D2>=55,”D+”,IF(D2>=50,”D”,IF(D2<50,”F”))))))))

โดยให้ใส่สูตรที่เซลล์แรกที่ต้องการแสดงเกรด เสร็จแล้วทำการคัดลอกสูตรดังที่กล่าวแล้วข้างต้น เพียงแค่นี้ก็จะได้เกรดที่คำนวณออกมาเป็นแบบตัวอักษรเรียบร้อย

ถ้าต้องการคำนวณผลการเรียนของนักเรียนโดนอิงตามเกรด เช่น สมมติว่ามีเกณฑ์การคำนวณผลการเรียนเป็นดังนี้

  • เกรด 4.0 ผลการเรียน ดีเลิศ
  • เกรด 3.5 ผลการเรียน ดีมาก
  • เกรด 3.0 ผลการเรียน ดี
  • เกรด 2.5 ผลการเรียน พอใช้
  • เกรด 2.0 ผลการเรียน ปานกลาง
  • เกรด 1.5 ผลการเรียน อ่อน
  • เกรด 1.0 ผลการเรียน อ่อนมาก
  • เกรดต่ำกว่า 1.0 ผลการเรียน ต่ำกว่าเกณฑ์

สามารถเขียนสูตรเพิ่มเติม โดยอ้างอิงจากเซลล์ที่แสดงเกรด ดังนี้

=IF(E2=4,”ดีเลิศ”,IF(E2=3.5,”ดีมาก”,IF(E2=3,”ดี”,IF(E2=2.5,”พอใช้”,IF(E2=2,”ปานกลาง”,IF(E2=1.5,”อ่อน”,IF(E2=1,”อ่อนมาก”,IF(E2<1,”ต่ำกว่าเกณฑ์”,””))))))))

จากสูตร อ้างอิงเกรดจากเซลล์ E เมื่อเขียนสูตรแล้วจะได้ดังภาพ

เมื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ ครบทุกเซลล์ ก็จะได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์