สูตรตัดเกรด 8 ระดับด้วย Excel ได้ทั้งเกรดแบบตัวเลขและตัวอักษร

วิธีตัดเกรดนักเรียน ด้วย Excel นั้นสามารถทำได้ง่ายมาก เพราะ Excel มีฟังก์ชันการทำงานด้านการเช็คเงื่อนไขที่เราสามารถนำมาใช้ประยุกต์เขียนสูตรในการตัดเกรดนักเรียนได้เป็นอย่างดี

หลาย ๆ ท่านคงจะรู้จักฟังก์ชัน IF ในโปรแกรม Microsoft Excel กันแล้วนะครับ ซึ่งฟังก์ชันนี้มีสำหรับเขียนสูตรคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์ตามเงื่อนไขที่กำหนด วันนี้จะมาแนะนำการเขียนสูตรเพื่อตัดเกรดนักเรียนโดยใช้ฟังก์ชัน IF ในโปรแกรม Mocrosoft Excel กันครับ

เราต้องการตัดเกรดแบบ 8 ระดับ ซึ่งมีเกณฑ์การตัดเกรดดังนี้

คะแนน	เกรด	เกรด (ตัวอักษร)	ระดับผลการเรียน
80-100	4	A	ดีเยี่ยม
75-79	3.5	B+	ดีมาก
70-74	3	B	ดี
65-69	2.5	C+	ค่อนข้างดี
60-64	2	C	ปานกลาง
55-59	1.5	D+	พอใช้
50-54	1	D	ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ
0-49	0	F	ไม่ผ่านเกณฑ์

ตัดเกรดแบบตัวเลข

เรามีรายชื่อนักเรียนและคะแนนในตารางของโปรแกรม Microsoft Excel เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ดังภาพด้านล่าง

ในตาราง คะแนนขอนนักเรียนจะอยู่ที่คอลัมน์ D ดังนั้น เมื่อเราจะเขียนสูตรเพื่อตัดเกรด เราต้องอ้างข้อมูลในเซลล์ที่อยู่ในคอลัมน์ D ตัวอย่างเช่น จะตัดเกรดของนักเรียนคนที่ 1 ซึ่งคะแนนของนักเรียนคนนี้อยู่ที่คอลัมน์ D ในแถวที่ 3 ดังนั้น เมื่อเขียนสูตรเราต้องอ้างอิงคะแนนที่เซลล์ D3 และต้องเขียนสูตรที่เซลล์ E3 เพื่อต้องการให้เกรดแสดงอยู่ที่เซลล์นี้

จากภาพตัวอย่าง เราจะตัดเกรดให้นักเรียนคนที่ 1 ก่อน เราต้องเขียนสูตรที่เซลล์ E3 ดังภาพ

ให้เราดับเบิ้ลคลิกที่เซลล์ที่ต้องการใส่สูตรแล้วพิมพ์สูตรลงไปได้เลย แล้วกดปุ่ม Enter หรือคลิกที่เซลล์ที่ต้องการใส่สูตร แล้วพิมพ์สูตรที่แถบสูตรคำนวณ (Formula Bar) แล้วกดปุ่ม Enter ก็ได้เช่นกัน โดยให้พิมพ์สูตรนี้

=IF(D3>=80,4,IF(D3>=75,3.5,IF(D3>=70,3,IF(D3>=65,2.5,IF(D3>=60,2,IF(D3>=55,1.5,IF(D3>=50,1,0)))))))

สามารถอธิบายการทำงานของสูตรได้ดังนี้

D3 คือเซลล์ที่ใช้ในการอ้างอิงถึงคะแนนของนักเรียน
ลำดับแรกตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 80 หรือไม่ (80 ขึ้นไป) IF(D3>=80,4,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 4 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 75 หรือไม่ (75 ถึง 79) IF(D3>=75,3.5,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 3.5 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 70 หรือไม่ (70 ถึง 74) IF(D3>=70,3,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 3 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 65 หรือไม่ (65 ถึง 69) IF(D3>=65,2.5,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 2.5 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป

เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 60 หรือไม่ (60 ถึง 64) IF(D3>=60,2,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 2 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 55 หรือไม่ (55 ถึง 59) IF(D3>=55,1.5,.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 1.5 ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 50 หรือไม่ (50 ถึง 54) IF(D3>=50,1,0) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น 1 ถ้าไม่ใช่ ให้เกรดเป็น 0

เราก็จะได้เกรดของนักเรียนคนที่ 1

นักเรียนคนที่ 1 ได้เกรด 0 เพราะคะแนนไม่ถึง 50 หลังจากได้เกรดของนักเรียนคนที่ 1 แล้ว เราสามารถคัดลอกสูตรเพื่อตัดเกรดให้นักเรียนคนอื่น ๆ ได้เลย

สำหรับการคัดลอกสูตรนั้น ให้คลิกที่เซลล์ที่เราได้ใส่สูตรไปแล้วก่อนหน้านี้ (E3) แล้วเอาเมาส์ไปชี้ที่มุมล่างขวาของเซลล์ดังกล่าว จนเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก ➕ หลังจากนั้นคลิกและลากเมาส์ลงไปด้านล่างจนถึงเซลล์สุดท้ายที่ต้องการวางสูตร ดังภาพด้านล่าง

เพียงแค่นี้สูตรก็จะถูกคัดลอกไปยังทุก ๆ เซลล์ที่เราต้องการ โดยที่ Excel จะทำการเปลี่ยนลำดับแถวสำหรับอ้างอิงคะแนนให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น เซลล์แรกอ้างอิง D3 (คอลัมน์ D แถวที่ 3) เซลล์ต่อไปก็จะเป็น D4, D5 ไปเรื่อย ๆ และเราก็จะได้เกรดของนักเรียนที่คำนวณเรียบร้อยตามคะแนนของนักเรียนคนนั้น ๆ ดังภาพ

ตัดเกรดแบบตัวอักษร

ต่อไปเราจะตัดเกรดแบบตัวอักษร โดยมีเกณฑ์การตัดเกรดตามตารางที่แสดงไว้ด้านบนนั้นแล้ว

สามารถทำได้โดยการแก้ไขสูตรดังนี้

=IF(D3>=80,"A",IF(D3>=75,"B+",IF(D3>=70,"B",IF(D3>=65,"C+",IF(D3>=60,"C",IF(D3>=55,"D+",IF(D3>=50,"D","F")))))))

สามารถอธิบายการทำงารของสูตรได้ดังนี้

D3 คือเซลล์ที่ใช้ในการอ้างอิงถึงคะแนนของนักเรียน
ลำดับแรกตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 80 หรือไม่ (80 ขึ้นไป) IF(D3>=80,"A",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น A ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 75 หรือไม่ (75 ถึง 79) IF(D3>=75,"B+",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น B+ ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 70 หรือไม่ (70 ถึง 74) IF(D3>=70,"B",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น B ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป

เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 65 หรือไม่ (65 ถึง 69) IF(D3>=65,"C+",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น C+ ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 60 หรือไม่ (60 ถึง 64) IF(D3>=60,"C",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น C ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 55 หรือไม่ (55 ถึง 59) IF(D3>=55,"D+",.....) ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น D+ ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าคะแนนมากกว่าหรือเท่ากับ 50 หรือไม่ (50 ถึง 54) IF(D3>=50,"D","F") ถ้าใช่ ให้เกรดเป็น D ถ้าไม่ใช่ ให้เกรดเป็น F

โดยเราจะตัดเกรดให้นักเรียนคนแรกก่อนเช่นเคย

พิมพ์สูตรที่เซลล์ F3 เพื่อตัดเกรดให้นักเรียนคนแรก แล้วกดปุ่ม Enter

เราก็จะได้เกรดแบบตัวอักษรของนักเรียนคนแรก

หลังจากนั้นก็ทำการคัดลอกสูตรเพื่อตัดเกรดให้นักเรียนคนอื่น ๆ ดังนี้

คลิกที่เซลล์ที่เพิ่งเขียนสูตรเสร็จไป (F3)
เลื่อนพอยเตอร์ไปชี้ที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ดังกล่าวจนพอยเตอร์กลายเป็นสัญลักษณ์ +
คลิกค้างไว้แล้วลากลงด้านล่างเพื่อคัดลอกสูตร

เราก็จะได้เกรดแบบตัวอักษรของนักเรียนครบทุกคน

ประเมินระดับผลการเรียน

คราวนี้เราจะมาจัดระดับผลการเรียนของนักเรียนว่าแต่ระคนมีผลการเรียนอยู่ในระดับใดบ้าง โดยใช้เกณฑ์ตามตารางด้านบนโน้นนะครับ

การจัดระดับผลการเรียน เราจะวัดจากคะแนนก็ได้ จะวัดจากเกรดแบบตัวเลขก็ได้ หรือจะวัดจากเกรดแบบตัวอักษรก็ได้อีกนั่นแหละ สรุปว่าทำได้หมด แต่การเขียนสูตรก็จะต่างกันนิดหน่อย

ในตัวอย่างผมจะวัดระดับผลการเรียนจากเกรดแบบตัวเลขนะครับ

สูตรที่ใช้จะเป็นดังนี้

=IF(E3=4,"ดีเยี่ยม",IF(E3=3.5,"ดีมาก",IF(E3=3,"ดี",IF(E3=2.5,"ค่อนข้างดี",IF(E3=2,"ปานกลาง",IF(E3=1.5,"พอใช้",IF(E3=1,"ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ","ต่ำกว่าเกณฑ์")))))))

จากข้อมูลตัวอย่างของเรา เกรดแบบตัวเลขของนักเรียนจะอยู่ที่คอลัมน์ E

สามารถอธิบายการทำงานของสูตรได้ดังนี้

E3 คือเซลล์ที่ใช้ในการอ้างอิงถึงเกรดแบบตัวเลขของนักเรียน

ลำดับแรกตรวจสอบว่าเกรดเท่ากับ 4 หรือไม่ IF(E3=4,"ดีเยี่ยม",.....) ถ้าใช่ ให้ระดับผลการเรียนเป็น “ดีเยี่ยม” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าเกรดเท่ากับ 3.5 หรือไม่ IF(E3=3.5,"ดีมาก",.....) ถ้าใช่ ให้ระดับผลการเรียนเป็น “ดีมาก” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าเกรดเท่ากับ 3 หรือไม่ IF(E3=3,"ดี",.....) ถ้าใช่ ให้ระดับผลการเรียนเป็น “ดี” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าเกรดเท่ากับ 2.5 หรือไม่ IF(E3=2.5,"ค่อนข้างดี",.....) ถ้าใช่ ให้ระดับผลการเรียนเป็น “ค่อนข้างดี” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าเกรดเท่ากับ 2 หรือไม่ IF(E3=2,"ปานกลาง",.....) ถ้าใช่ ให้ระดับผลการเรียนเป็น “ปานกลาง” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าเกรดเท่ากับ 1.5 หรือไม่ IF(E3=1.5,"พอใช้",.....) ถ้าใช่ ให้ระดับผลการเรียนเป็น “พอใช้” ถ้าไม่ใช่ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขถัดไป
เงื่อนไขถัดมา ตรวจสอบว่าเกรดเท่ากับ 1 หรือไม่ IF(E3=1,"ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ","ต่ำกว่าเกณฑ์") ถ้าใช่ ให้ระดับผลการเรียนเป็น “ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ” ถ้าไม่ใช่ ให้ระดับผลการเรียนเป็น “ต่ำกว่าเกณฑ์”

โดยเราจะประเมินระดับผลการเรียนของนักเรียนคนแรกก่อนเช่นเคย

พิมพ์สูตรที่เซลล์ G3 เพื่อประเมินระดับผลการเรียนของนักเรียนคนแรก แล้วกดปุ่ม Enter

เราก็จะได้ระดับผลการเรียนของนักเรียนคนแรก

หลังจากนั้นก็ทำการคัดลอกสูตรเพื่อทำการประเมินระดับผลการเรียนของนักเรียนคนอื่น ๆ

คลิกที่เซลล์ที่เพิ่งเขียนสูตรเสร็จไป (G3)
เลื่อนพอยเตอร์ไปชี้ที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ดังกล่าวจนพอยเตอร์กลายเป็นสัญลักษณ์ +
คลิกค้างไว้แล้วลากลงด้านล่างเพื่อคัดลอกสูตร