สอนวิธี สร้างช่องกรอกเลขประจำตัวประชาชน ใน Word (ล็อกตัวเลข+จำกัดอักขระ)

บทความนี้จะนำเสนอวิธี สร้างช่องกรอกเลขประจำตัวประชาชนใน Word อย่างละเอียด โดยครอบคลุมการสร้างตารางสำหรับเอกสารสิ่งพิมพ์ (Printable Form) และการประยุกต์ใช้เครื่องมือฟอร์มรุ่นเก่า (Legacy Forms) ประเภท Text Form Field สำหรับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (Fillable Form) ซึ่งสามารถจำกัดจำนวนอักขระและบังคับให้ผู้ใช้งานกรอกได้เฉพาะตัวเลขเท่านั้น

วิธี สร้างช่องกรอกเลขประจำตัวประชาชนใน Word สำหรับเอกสารสิ่งพิมพ์ (Printable Form)

วิธีการที่ได้รับความนิยมและมีความเสถียรสูงสุดในการจัดรูปแบบช่องว่างสำหรับการเขียน คือการใช้เครื่องมือตาราง โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติดังต่อไปนี้

ขั้นตอนการสร้างตาราง 17 ช่อง

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word และนำเคอร์เซอร์ (Cursor) ไปวางยังตำแหน่งที่ต้องการ
2. นำทางไปยังแถบเครื่องมือหลัก (Ribbon) คลิกที่แท็บ Insert (แทรก)
3. ในกลุ่มคำสั่ง Tables เลือกคำสั่ง Table (ตาราง)
4. ลากเมาส์เพื่อกำหนดขนาดตารางเป็น 17 Columns x 1 Row (17 คอลัมน์ 1 แถว) แล้วคลิกเพื่อวางตารางลงในเอกสาร

ขั้นตอนการปรับขนาดช่องสี่เหลี่ยมให้ได้สัดส่วน

เพื่อให้ช่องสี่เหลี่ยมมีความกว้างและความสูงที่เหมาะสมต่อการเขียนด้วยลายมือ จำเป็นต้องกำหนดขนาดให้เป็นมาตรฐาน:

1. คลิกที่สัญลักษณ์เครื่องหมายบวก (+) มุมซ้ายบนของตาราง เพื่อคลุมดำตารางทั้งหมด
2. ไปที่แท็บ Layout (เค้าโครง) ซึ่งอยู่ในหมวด Table Tools (เครื่องมือตาราง)
3. ในกลุ่มคำสั่ง Cell Size (ขนาดเซลล์) ให้กำหนดค่าดังนี้:
   • Height (ความสูง): กำหนดที่ 0.7 cm (หรือตามความเหมาะสมของหน้ากระดาษ)
   • Width (ความกว้าง): กำหนดที่ 0.7 cm
4. จัดตำแหน่งข้อความให้อยู่กึ่งกลาง โดยคลิกที่คำสั่ง Align Center (จัดกึ่งกลาง) ในกลุ่มคำสั่ง Alignment (การจัดแนว)

ขั้นตอนการใส่ขีดหรือเว้นช่องให้ตรงตามรูปแบบเลขประจำตัวประชาชน

ในขั้นตอนก่อนหน้าเราได้สร้างตารางที่มี 1 แถว 17 คอลัมน์ โดยเลขประจำตัวประชาชนมี 13 หลัก จะเหลืออยู่ 4 คอลัมน์ เราจะใส่ – หรือเว้นไว้เพื่อให้ให้ตารางมีการเว้นวรรคตามรูปแบบการอ่านเลขบัตรประชาชน (1-4-5-2-1) โดยวิธีดังนี้

1. เลือกช่องที่ 2-7-13-16 ในตาราง
2. คลิกแท็บ Home ไปที่กลุ่มคำสั่ง Paragraph คลิกคำสั่ง Border (สัญลักษณ์รูปตาราง) แล้วคลิกที่คำสั่ง No Border เพื่อลบเส้นขอบออก
3. กำหนดเส้นขอบด้านซ้ายโดยคลิกคำสั่ง Border (สัญลักษณ์รูปตาราง) แล้วคลิกที่คำสั่ง Left Border
4. กำหนดเส้นขอบด้านขวาคลิกคำสั่ง Border (สัญลักษณ์รูปตาราง) แล้วคลิกที่คำสั่ง Right Border
5. ช่องที่ 2-7-13-16 จะพิมพ์เครื่องหมาย – ลงไป หรือจะปล่อยว่างไว้ก็ได้ตามต้องการ

เลือกหลายช่องพร้อมก้นโดยการกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเลือก

กำหนดเส้นขอบ

วิธี สร้างช่องกรอกเลขประจำตัวประชาชนใน Word สำหรับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Fillable Form)

เพื่อให้เอกสารสามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลได้ 100% การใช้ฟีเจอร์ Text Form Field (เขตข้อมูลฟอร์มข้อความ) จะช่วยให้เราสามารถ จำกัดจำนวนอักขระให้กรอกได้เพียง 1 ตัวต่อ 1 ช่อง และ บังคับให้กรอกได้เฉพาะตัวเลขเท่านั้น ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ (Human Error) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1 การเปิดใช้งานแท็บ Developer (นักพัฒนา)

1. ไปที่แท็บ File (ไฟล์) เลือก Options (ตัวเลือก) ซึ่งอยู่ด้านล่างสุด
2. ในหน้าต่าง Word Options (ตัวเลือกของ Word) แถบด้านซ้ายมือ ให้คลิกที่ Customize Ribbon (กำหนด Ribbon เอง)
3. ในช่อง Main Tabs (แท็บหลัก) ทางด้านขวา ให้ทำเครื่องหมายถูกที่หน้ากล่อง Developer (นักพัฒนา) แล้วคลิกปุ่ม OK (ตกลง)

ขั้นตอนที่ 2 การแทรกเครื่องมือ Text Form Field (เขตข้อมูลฟอร์มข้อความ)

1. นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่ช่องแรก
2. ไปที่แท็บ Developer (นักพัฒนา)
3. ในกลุ่มคำสั่ง Controls (ตัวควบคุม) ให้คลิกที่ไอคอน Legacy Tools (เครื่องมือรุ่นเก่า) ซึ่งมีลักษณะคล้ายแฟ้มเอกสารพร้อมเครื่องมือช่าง
4. ในส่วนของ Legacy Forms (ฟอร์มรุ่นเก่า) ให้คลิกเลือก Text Form Field (เขตข้อมูลฟอร์มข้อความ) ที่มีสัญลักษณ์อักษร ‘ab|’ ช่องทึบสีเทาจะปรากฏขึ้นในตาราง

ขั้นตอนที่ 3 การตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อจำกัดอักขระและบังคับตัวเลข

1. ดับเบิลคลิกที่ช่องทึบสีเทาที่เพิ่งสร้างขึ้น (หรือคลิกขวาแล้วเลือก Properties (คุณสมบัติ))
2. หน้าต่าง Text Form Field Options (ตัวเลือกเขตข้อมูลฟอร์มข้อความ) จะปรากฏขึ้น
3. ในหัวข้อ Type (ชนิด) ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเปลี่ยนจาก Regular text (ข้อความปกติ) เป็น Number (ตัวเลข)
4. ในหัวข้อ Maximum length (ความยาวสูงสุด) ให้ปรับแต่งตัวเลขจาก Unlimited (ไม่จำกัด) เป็นค่า 1
5. คลิกปุ่ม OK (ตกลง)
6. ทำการคัดลอก (Copy) ช่องฟอร์มที่ตั้งค่าเสร็จแล้วนี้นำไปวาง (Paste) ให้ครบทั้ง 13 ช่องในตาราง

ผลลัพธ์หลังจากคัดลอก Text Form Field ไปวางครบทุกช่อง

ขั้นตอนที่ 4 การบังคับใช้การป้องกัน (Restrict Editing)

ฟอร์มที่สร้างขึ้นด้วย Legacy Tools จะทำงานได้อย่างสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อมีการล็อกเอกสารเท่านั้น:

1. ไปที่แท็บ Developer (นักพัฒนา)
2. ในกลุ่มคำสั่ง Protect (ป้องกัน) ให้คลิกที่ Restrict Editing (จำกัดการแก้ไข)
3. บานหน้าต่างจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา ในหัวข้อที่ 2 Editing restrictions (ข้อจำกัดการแก้ไข) ให้ ทำเครื่องหมายถูก ที่ช่อง Allow only this type of editing in the document (อนุญาตให้มีการแก้ไขเอกสารชนิดนี้เท่านั้น)
4. เลือกเมนูแบบเลื่อนลงเป็น Filling in forms (การกรอกแบบฟอร์ม)
5. ในหัวข้อที่ 3 คลิกปุ่ม Yes, Start Enforcing Protection (ใช่ เริ่มการบังคับใช้การป้องกัน)
6. (ไม่บังคับ) หากต้องการ คุณสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันการแก้ไขโครงสร้างเอกสารได้ จากนั้นคลิก OK (ตกลง)

ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง

บทสรุป

การ สร้างช่องกรอกเลขประจำตัวประชาชนใน Word โดยการประยุกต์ใช้เครื่องมือ Text Form Field นับเป็นเทคนิคขั้นสูงที่ช่วยยกระดับมาตรฐานการสร้างแบบฟอร์มดิจิทัลขององค์กร การที่คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขให้ผู้ใช้งานกรอกได้เฉพาะตัวเลข และจำกัดความยาวเพียงช่องละ 1 อักขระ จะช่วยขจัดปัญหาการให้ข้อมูลที่ผิดพลาดและเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับเอกสาร การดำเนินงานตามบทความนี้จะช่วยให้เอกสารของคุณมีโครงสร้างที่รัดกุม ใช้งานง่าย และมีความสมบูรณ์ทางวิชาการอย่างสูงสุด