การใช้งาน Macro เบื้องต้นใน Excel

การใช้งาน Macro คือการบันทึกหรือรวบรวมคำสั่งหรือขั้นตอนการทำงานหลาย ๆ อย่าง เข้าไว้เป็นขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานเดียวกัน ทำให้เราสามารถทำงานได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น เราต้องการปรับแต่งเส้นขอบของตาราง ตั้งค่าฟ้อนต์ และตั้งค่าสีพื้นหลังของเซลล์ และเราต้องทำขั้นตอนทั้ง 3 ดังกล่าวอยู่บ่อย ๆ เราสามารถใช้ Macro เพื่อรวบรวมขั้นตอนการทำงานดังกล่าวข้างต้นนั้นไว้ในขั้นตอนเดียวได้

สรุปว่า Macro ช่วยให้เราสามารถรวบรวมขั้นตอนการทำงานหลาย ๆ ขั้นตอนเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้เราเรียกใช้การทำงานเหล่านั้นได้ด้วยขั้นตอนเดียว ช่วยอำนวยความสะดวกให้เราทำงานได้สะดวก รวดเร็ว และประหยัดเวลาในการทำงานเป็นอันมาก

การใช้งาน Macro ใน Microsoft Excel

การที่เราจะใช้งาน Macro ในโปรแกรม Microsoft Excel ได้นั้น เราต้องสร้าง Macro ขึ้นมาก่อน เราจึงจะสามารถเรียกใช้ Macro ได้

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราต้องการตั้งค่าให้พื้นหลังเซลล์เป็นสีน้ำเงิน ตัวอักษรในเซลล์เป็นสีขาว และตั้งค่าฟอนต์เป็นฟอนต์ Sriracha และเราต้องใช้คำสั่งนี้อยู่บ่อย ๆ เราสามารถสร้าง Macro ไว้ใช้งานได้ด้วยวิธีดังนี้

  1. คลิกที่แท็บ View
  2. คลิกที่ Macros เพื่อเลือกคำสั่งในชุด Macros
  3. คลิกที่ Record Macro…
  1. ตั้งค่า Macro (ควรตั้งให้สื่อความหมายเพื่อเข้าใจง่าย)
  2. ตั้งค่า Shortcut key เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้ Macro โดยให้คลิกในช่องว่างหลัง Ctr + แล้วกดปุ่มบนคีย์บอร์ดเพื่อตั้งค่าคีย์ลัด เช่น ถ้าต้องการใช้คีย์ลัดเป็น Ctr + Shift + R ก็ให้กดปุ่ม <Shift + R> บนคีย์บอร์ดได้เลย
  3. เลือกว่าให้มาโครที่สร้างขึ้นนี้มีผลต่อส่วนใดบ้าง ในตัวอย่างเลือกเป็น This Workbook คือให้มีผลกับเวิร์กบุ๊คนี้เท่านั้น
  4. เราสามารถเขียนคำอธิบายไว้เพื่อเป็นการเตือนความจำได้ว่า Macro นี้เอาไว้ทำงานอะไร
  5. เมื่อตั้งค่าต่าง ๆ เรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม OK เพื่อเริ่มบันทึกการทำงาน (ไม่ว่าเราทำคำสั่งอะไรต่อจากนี้ จะถูกบันทึกลงใน Macro ทั้งหมด)

เมื่อคลิกปุ่ม OK เรียบร้อยแล้ว ก็ให้เราเริ่มทำงานตามที่เราต้องการ ในตัวอย่างนี้จะตั้งค่าให้พื้นหลังเซลล์เป็นสีน้ำเงิน ตัวอักษรในเซลล์เป็นสีขาว และตั้งค่าฟอนต์เป็นฟอนต์ Sriracha ซึ่งมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

  1. คลิกที่แท็บ Home
  2. คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการตั้งค่า
  3. ตั้งค่าฟอนต์ตามที่ต้องการ
  4. ตั้งค่าสีพื้นหลังเซลล์ตามที่ต้องการ
  5. ตั้งค่าสีตัวอักษรตามที่ต้องการ

ในขณะที่เราทำงานตามขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น ตั้งแต่ขั้นตอนที่ 9 – 13 การทำงานทุกอย่างจะถูกบันทึกลงใน Macro ทั้งหมด หลังจากที่ได้ทำงานตามขั้นตอนที่เราต้องการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการหยุดการบันทึก Macro ดังนี้

  1. คลิกที่แท็บ View
  2. คลิกที่ Macros เพื่อเลือกเมนูเพิ่มเติม
  3. คลิกที่ Stop Recording เพื่อหยุดการบันทึก Macro

เมื่อมาถึงขั้นตอนนี้ Macro ที่เราสร้างไว้ก็พร้อมใช้งานกันแล้วครับ

การเรียกใช้งาน Macro

เมื่อได้สร้าง Macro ขึ้นมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว หากต้องการเรียกใช้งาน Macro ที่ได้สร้างไว้ สามารถทำได้ดังนี้

  1. เลือกเซลล์ที่ต้องการทำงาน
  2. คลิกที่แท็บ View
  3. คลิกที่ Macros เพื่อเลือกเมนูย่อย
  4. คลิกที่ View Macros เพื่อเรียกดู Macro ที่เราได้สร้างไว้

หรือกดปุ่ม Alt + F8 บนคีย์บอร์ดเลยก็ได้ รวดเร็วดีครับ

  1. คลิกเลือกชื่อ Macro ที่ต้องการ (กรณีมีหลายตัว)
  2. คลิกปุ่ม Run เพื่อเรียกให้ Macro ทำงาน

หรือถ้าในขั้นตอนการสร้าง Macro เราได้กำหนด Shortcut Key เอาไว้ด้วย เราก็สามารถกดปุ่มตามที่เราได้ตั้งค่าไว้ได้เลยครับ เซลล์ที่เราเลือกก็จะถูกจัดการตามที่เราได้ตั้งค่าไว้ใน Macro

จะเห็นได้ว่า Macro ช่วยให้เราทำงานบางอย่างได้สะดวกรวดเร็วเป็นอย่างมาก ลองนำไปปรับใช้ดูนะครับ