ดีครับดอทคอม

ใน Excel เราสามารถใช้คุณสมบัติที่ชื่อว่า Flash Fill มาช่วยเราเติมข้อมูลอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วและชาญฉลาด ด้วยความสามารถของ Flash Fill เราสามารถรวมข้อมูลหลายคอลัมน์มาไว้ในคอลัมน์เดียวก็ได้ หรือจะแยกข้อมูลในคอลัมน์เดียวออกเป็นหลายคอลัมน์ก็ได้ ขอเพียงข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เช่น มีการคั่นข้อมูลที่เหมือนกัน (เช่น คั่นข้อมูลด้วยคอมม่า หรือช่องว่าง เป็นต้น) แยกชื่อ-นามสกุล ด้วย Flash Fill ในบทความนี้เราจะมาลองแยกชื่อ-นามสกุล ที่รวมอยู่ในคอลัมน์เดียวกันออกเป็นคนละคอลัมน์ ดังตัวอย่าง จากตัวอย่าง เรามีข้อมูล ชื่อ และ นามสกุล เก็บอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน (คอลัมน์ B) โดยชื่อและนามสกุล จะถูกคั่นด้วยการเคาะเว้นวรรค 1 ครั้ง และเราต้องการแยกชื่อออกมาไว้ในคอลัมน์ C ส่วนนามสกุล…

ใน Excel บ่อยครั้งที่เรามีข้อมูลกว้างเกินขอบเขตที่จะปริ้นต์ออกมาให้พอดีหน้ากระดาษได้ ดังตัวอย่าง จากตัวอย่าง ข้อมูลของเรามีค่อนข้างเยอะ และมีเส้นประแสดงให้เห็นว่าเวลาสั่งปริ้นต์ ขอบเขตของการปริ้นในหนึ่งหน้าจะถึงแค่ข้อมูลในคอลัมน์ Z เท่านั้น เมื่อลองสั่งปริ้นต์ดูก็เป็นไปตามนั้น จาก Print Preview จะเห็นว่า ถ้าเราปริ้นข้อมูลในตัวอย่างนี้ออกกระดาษ จะสามารถพิมพ์ได้ถึงแค่ขอบเขตตามภาพด้านบน และข้อมูลส่วนที่เหลือจะถูกตัดไปปริ้นต์ออกกระดาษแผ่นอื่น ซึ่งข้อมูลตัวอย่างนั้นจะถูกปริ้นต์ออกกระดาษจำนวน 4 แผ่นด้วยกัน ตั้งค่าหน้ากระดาษให้ปริ้นต์ได้พอดีในแผ่นเดียว ถ้าเราต้องการปริ้นข้อมูลตามตัวอย่างนั้นในแผ่นเดียว สามารถทำได้โดยการตั้งค่าหน้ากระดาษดังนี้ หน้าต่าง Page Setup จะถูกเปิดขึ้นมา จะกลับมาที่หน้า Print Preview และเราจะเห็นว่าเนื้อหาที่จะถูกปริ้นต์ออกมาจะพอดี 1 หน้ากระดาษแล้ว (แต่ก็เนื้อหาก็จะถูกปรับสัดส่วนให้เล็กลง ซึ่งเราก็ต้องยอมรับในส่วนนี้) ถ้าเนื้อหาชิดด้านซ้ายหรือด้านขวาจนเกินไปก็สามารถปรับเพิ่มได้ โดยให้คลิกที่ Page Setup…

สำหรับบทความนี้ เราจะมาเขียนสูตรตัดเกรถแบบ 4 ระดับใน Excel กันนะครับ สมมติว่าเรามีข้อมูลนักเรียนและคะแนนของนักเรียนดังนี้ เราต้องการตัดเกรดแบบ 4 ระดับ ซึ่งมีเกณฑ์การตัดเกรดดังนี้ คะแนน เกรด เกรด (ตัวอักษร) ระดับผลการเรียน 80-100 4 A ดีมาก 70-79 3 B ดี 60-69 2 C ปานกลาง 50-59 1 D ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ 0-49 0 F ต่ำกว่าเกณฑ์ ตัดเกรดแบบตัวเลข ลำดับแรกเราจะตัดเกรดแบบตัวเลขก่อน โดยการเขียนสูตรตัดเกรดให้กับนักเรียนคนแรกเป็นลำดับแรก ดังนี้…

ใน Excel จะมี Quick Access Toolbar ที่บรรจุคำสั่งที่อาจจะต้องใช้บ่อย ๆ ไว้ให้เราเรียกใช้งานได้ง่าย ๆ และรวดเร็ว ซึ่ง Quick Access Toolbar นี้จะแสดงอยู่ที่มุมซ้ายด้านบนของโปรแกรม ซึ่งค่าเริ่มต้น Quick Access Toolbar จะมีคำสั่งให้เรียกใช้งานไม่มากนัก แต่เราก็สามารถเพิ่มเองได้ วิธีเพิ่มคำสั่งใน Quick Access Toolbar ถ้าเราต้องการเพิ่มคำสั่งทำงานเข้ามาใน Quick Access Toolbar เพื่อให้เรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว สามารถทำได้ดังนี้ รายการคำสั่งที่เราเลือกก็จะถูกนำมาแสดงใน Quick Access Toolbar ตามที่ต้องการ กรณีไม่มีคำสั่งที่ต้องการอยู่ในรายการ บางทีรายการคำสั่งที่ Excel…

ใน Excel มีแท็บคำสั่งไว้ให้เราเรียกใช้งานจำนวนหนึ่ง ซึ่งแต่ละแท็บก็รวบรวมกลุ่มคำสั่งทำงานต่าง ๆ ไว้มากมาย นอกจากแท็บที่ Excel เตรียมไว้ให้แล้ว เรายังสามารถสร้างแท็บส่วนตัวไว้ใช้งานได้ด้วย เช่น เราอาจจะมีคำสั่งจำนวนหนึ่งที่เรียกใช้งานบ่อยมาก ๆ แล้วอยากรวมคำสั่งเหล่านั้นไว้ในแท็บส่วนตัว ก็สามารถทำได้ หน้าต่าง Excel Options จะถูกเปิดขึ้นมา พร้อมเลือกแท็บ Customize Ribbon อัตโนมัติ (ถ้าเผลอไปคลิกแท็บอื่นก่อนก็ให้กลับมาคลิกที่แท็บนี้) แท็บใหม่ New Tab (Custom) จะถูกสร้างขึ้นมาต่อจากแท็บที่เราเลือกในขั้นตอนก่อนหน้านี้ และภายในแท็บใหม่ก็จะมีกลุ่มคำสั่ง New Group (Custom) เพิ่มเข้ามาด้วย สำหรับบรรจุคำสั่งที่เราจะเข้าเข้ามาในขั้นตอนต่อไป ขั้นตอนต่อไปเราจะตั้งชื่อแท็บ ไดอะล๊อก Rename จะถูกเปิดขึ้นมา ขั้นตอนต่อไปเราจะตั้งชื่อกลุ่ม…

หลังจากที่ติดตั้ง Microsoft Excel ใหม่ ๆ บริเวณพื้นที่ของ Ribbon จะมีแท็บคำสั่งให้เราเรียกใช้งานได้จำนวนหนึ่ง ซึ่งเป็นแท็บที่ใช้งานทั่วไปและอาจจะต้องใช้บ่อย ๆ จะมีบางแท็บที่ไม่ได้โชว์ บางกรณีเราอาจจำเป็นต้องเรียกใช้งานแท็บเฉพาะทางบางอย่าง เช่น แท็บ Developer ซึ่งผู้ที่ต้องทำงานด้าน VBA จะต้องใช้แท็บนี้บ่อย ๆ แน่นอน หรือบางท่านอาจจะไม่ได้ใช้งานบางแท็บเลยอยากจะซ่อนไว้ไม่ให้แสดง ก็สามารถทำได้เช่นกัน การสั่งให้แสดงบางแท็บเพิ่มเติม สามารถทำได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้ หน้าต่าง Excel Options จะถูกเปิดขึ้นมา พร้อมกับเลือกแท็บ Customize Ribbon อัตโนมัติ ภายใต้หัวข้อ Customize the Ribbon ให้ทำดังนี้ แท็บที่เราเลือก (ติ๊ก ✔)…

เมื่อเราสร้าง Workbook ขึ้นมาครั้งแรกใน Excel ทุก ๆ เซลล์จะมีความกว้างของคอลัมน์และความสูงของแถวเท่า ๆ กัน และถ้าเราพิมพ์ข้อความยาว ๆ ในเซลล์ ข้อความจะแสดงผลไม่พอดีกับความกว้างและความสูงของเซลล์นั้น ๆ เราสามารถแก้ปัญหานี้ได้ 2 แนวทาง คือ ปรับความกว้างของเซลล์ให้พอดีกับความยาวของข้อความ ถ้าต้องการปรับความกว้างของเซลล์ให้พอดีกับความยาวของข้อความ สามารถทำได้ดังนี้ วิธีที่ 1 ปรับความกว้างของเซลล์ด้วยตนเอง ก็จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่พอดีกับความยาวของข้อความ วิธีที่ 2 ปรับความกว้างของคอลัมน์อัตโนมัติ ถ้าไม่ต้องการยุ่งยากกับการคลิกลากปรับความกว้างของคอลัมน์ ให้ทำดังนี้ ความกว้างของคอลัมน์จะถูกปรับให้พอดีกับความยาวของข้อความ (ปรับตามข้อความในเซลล์ที่มีข้อความยาวที่สุดในคอลัมน์นั้้น) ทันที ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ให้พอดีกับความกว้างของเซลล์ ในบางกรณีเราอาจไม่ต้องการที่จะไปปรับความกว้างของคอลัมน์ เพราะอาจมีข้อจำกัดในเรื่องของหน้ากระดาษ หรือเหตุผลใด ๆ ก็ตาม เราสามารถตัดข้อความยาว…

แทนที่จะแสดงข้อมูลเป็นตัวเลขล้วน ๆ ซึ่งอาจจะไม่สวยงามนักแถมยังดูยากอีกด้วย เราสามารถสร้างสเกลสีให้ข้อมูลเพื่อให้ดูง่าย เกิดความสวยงาม และง่ายต่อการวิเคราะห์ ด้วยเครื่องมือที่ชื่อว่า Color Scales รูปด้านบน เป็นข้อมูลที่ถูกจัดรูปแบบด้วยการสร้างสเกลสี ข้อมูลที่น้อยจะมีสีจางที่สุด ข้อมูลที่มากจะมีสีเข้มขึ้นตามลำดับ ทำให้ดูง่ายและสวยงามน่าสนใจอีกด้วย ซึ่งวิธีการทำก็ไม่ยากครับ เราก็จะได้ข้อมูลที่แสดงผลในรูปแบบสเกลสีตามที่เราเลือก เวลาเรานำเมาส์ไปชี้ที่รูปแบบการสร้างสเกลสีก็จะมีตัวอย่างให้เห็นแบบเรียลไทม์ด้วย ชอบแบบไหนก็เลือกแบบนั้นครับ

เราสามารถแสดงแถบบข้อมูลสวย ๆ ได้ง่าย ๆ ด้วย Quick Analysis แบบนี้ การแสดงแถบข้อมูลในเซลล์แต่ละเซลล์ ทำให้เราเห็นได้ชัดเจนมากขึ้นว่าข้อมูลในเซลล์ไหนมากหรือน้อย และยังสวยงามน่าสนใจอีกด้วยครับ วิธีการทำมีดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา เราก็จะได้ตารางข้อมูลที่มีแถบข้อมูล Data Bar สวย ๆ แลดูน่าสนใจและมีความชัดเจนของข้อมูลมากขึ้น เซลล์ที่มีค่าข้อมูลมากที่สุดจะมีแถบข้อมูลเต็มเซลล์ ส่วนเซลล์ที่มีค่าข้อมูลน้อยที่สุดจะมีแถบข้อมูลน้อยกว่าเซลล์อื่น ถ้าต้องการแถบข้อมูลสีอื่น ๆ ก็สามารถทำได้ โดยแทนที่จะทำที่ไอคอน Quick Analysis ให้ทำวิธีอื่น ดังนี้ครับ ในขณะที่เรานำเมาส์ไปชี้ที่รูปแบบการลงสี ก็จะมีตัวอย่างปรากฏให้เห็นทันที ชอบแบบไหนก็เลือกแบบนั้นเลยครับ

ใน Excel ข้อมูลในเซลล์บางเซลล์ก็มาจากการเขียนสูตร ดังตัวอย่าง ซึ่งบางที เวลาเอาไฟล์ไปเผยแพร่ เราอาจไม่ต้องการแสดงสูตร หรือไม่ต้องการให้ใครเห็นหรือรู้ว่าเราเขียนสูตรอย่างไร หรือด้วยเหตุผลใดก็ตาม เราไม่ต้องการแสดงสูตรที่เราเขียน เราสามารถแปลงสูตรดังกล่าวให้กลายเป็นข้อความธรรมดาได้ คือให้เหลือแต่ค่าที่ได้จากการคำนวณ โดยไม่มีสูตรให้เห็นอีกต่อไป วิธีการมีดังนี้ครับ ปล. จะเลือกเซลล์แล้วกดปุ่ม Ctrl + C เพื่อคัดลอกเลยก็ได้ เร็วดีครับ หน้าต่าง Paste Special จะถูกเปิดขึ้นมา ค่าในเซลล์ทุกเซลล์ที่เลือกจะกลายเป็นข้อความธรรมดา ไม่มีสูตรอีกต่อไป

เครื่องมือ Quick Analysis ใน Excel มีคำสั่งหลายคำสั่งให้เราสามารถเรียกใช้ได้ การคำนวณหาข้อมูลที่มากกว่าค่าที่กำหนดก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เราสามารถทำได้ จากข้อมูลตัวอย่างด้านบน สมมติว่าเราต้องการหาว่ายอดขายของสินค้าชนิดไหนในเดือนไหนบ้างที่ขายได้เกิน 1,000,000 บาท สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา Dialog Greater Than จะปรากฏขึ้นมา เราก็จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ข้อมูลที่เกิน 1,000,000 ถูกจัดรูปแบบด้วยพื้นหลังสีเขียวและตัวหนังสือสีเขียวเข้ม ระบุข้อมูลสำหรับเปรียบเทียบด้วยการคลิกเลือกเซลล์ จากตัวอย่างด้านบน เราระบุข้อมูลสำหรับเปรียบเทียบโดยการกรอกตัวเลขเข้าไปตรง ๆ เลย แต่ถ้าเราต้องการใช้ข้อมูลเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางเป็นตัวเปรียบเทียบ ก็สามารถทำได้ด้วยวิธีดังนี้ ในขั้นตอนการระบุข้อมูลเปรียบเทียบในไดอะล๊อก Greater Than ไดอะล๊อก Greater Than จะย่อลง ไดอะล๊อก Greater…

เราสามารถใช้เครื่องมือ Quick Analysis หาค่าเปอร์เซ็นต์ของข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ตัวอย่าง เราต้องการหาเปอร์เซ็นของยอดขายสินค้าแต่ละชนิด สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา เราก็จะได้ผลลัพธ์เป็นค่าเปอร์เซ็นต์ของยอดขายสินค้าแต่ละชนิดตามต้องการ จากตัวอย่างด้านบนนั้นเป็นการคำนวณหาเปอร์เซ็นต์จากข้อมูลในแนวตั้ง ถ้าเราต้องการหาค่าเปอร์เซ็นจากข้อมูลในแนวนอน ก็สามารถทำได้เช่นกัน ตัวอย่าง จากข้อมูลเดิม เราต้องการหาค่าเปอร์เซ็นต์ของยอดขายสินค้าในแต่ละเดือน (คำนวนจากข้อมูลในแถวของแต่ละเดือน) สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา เพียงแค่นี้ เราก็จะได้ข้อมูลยอดขายสินค้าในแต่ละเดือนเป็นเปอร์เซ็นต์ตามที่ต้องการ

เราสามารถใช้เครื่องมือ Quick Analysis หาผลรวมของตัวเลขได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเขียนสูตรใด ๆ เลย จากตัวอย่าง เราต้องการหาผลรวมของยอดขายสินค้าแต่ละชนิด สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา เพียงแค่นี้เราก็จะได้ผลรวมของยอดขายสินค้าแต่ละชนิดตามที่ต้องการ คำนวณยอดขายรายเดือน ตัวอย่างด้านบน เป็นการคำนวณยอดขายสินค้าแยกตามประเภทสินค้าแต่ละชนิด (ข้อมูลเก็บอยู่ในรูปแบบคอลัมน์จากบนลงล่าง) ถ้าเราต้องการคำนวณยอดขายรายเดือน (ข้อมูลเก็บอยู่ในรูปแบบแถว เรียงจากซ้ายไปขวา) ก็สามารถทำได้เช่นกัน ดังนี้ เราก็จะได้ยอดขายรายเดือนตามที่ต้องการ

ใน Excel เราสามารถใช้ Quick Analysis หาค่าเฉลี่ยอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว จากตัวอย่าง เราต้องการหาค่าเฉลี่ยของยอดขายสินค้าแต่ละชนิด สามารถทำได้ดังนี้ กล่องเครื่องมือ Quick Analysis จะปรากฏขึ้นมา ก็จะได้ค่าเฉลี่ยของยอดขายสินค้าแต่ละชนิดตามที่ต้องการ

ใน Excel ถ้าข้อมูลไม่ซับซ้อนเกินไป เราสามารถหาค่าเฉลี่ยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนสูตรสักตัวเดียว จากตัวอย่าง เราต้องการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในคอลัมน์ D ถึงคอลัมน์ K สามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้ เพียงเท่านี้เราก็จะได้ค่าเฉลี่ยของตัวเลขตามที่ต้องการแล้ว

ถ้ามีข้อมูลเป็นตัวเลข เช่น ค่าเงิน เป็นต้น หลาย ๆ คอลัมน์ เราสามารถหาผลรวมของแต่ละคอลัมน์ได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องเขียนสูตรใด ๆ เลย ด้วยคำสั่ง AutoSum จากตัวอย่าง เราต้องการหาผลรวมของคอลัมน์ D ถึงคอลัมน์ K สามารถทำได้ดังนี้ เพียงแค่นี้เราก็จะได้ผลรวมของตัวเลขในคอลัมน์ที่ตรงกับเซลล์ที่เราเลือกแล้ว

ในกรณีที่เราจำเป็นต้องเขียนสูตรและนำไปใช้กับหลาย ๆ เซลล์ เราสามารถเขียนสูตรและสั่งให้คัดลอกไปยังเซลล์อื่น ๆ ที่ต้องการได้ทันที จากตัวอย่าง เราต้องการเขียนสูตรเพื่อจัดลำดับที่สอบได้ของนักเรียนทั้งหมด 24 คน โดยปกติเราจะเขียนสูตรสำหรับนักเรียนคนแรกก่อน จากนั้นค่อยคัดลอกสูตรไปยังนักเรียนคนอื่น ๆ แต่เราสามารถเขียนสูตรแล้วคัดลอกพร้อมกันทีเดียวได้เลย โดยมีวิธีดังนี้ เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องการใส่สูตร เขียนสูตรตามที่ต้องการ เมื่อเขียนสูตรเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Ctrl + Enter สูตรนั้นก็จะถูกคัดลอกไปยังทุก ๆ เซลล์ที่เลือกอยู่ในขณะนั้น

โดยปกติการคัดลอกสูตรเราจะใช้วิธีคลิกลาก แต่มีอีกวิธีหนึ่งที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ถ้าสูตรที่จะใช้เป็นสูตรเดียวกัน เราสามารถเลือกเซลล์ที่ว่างทุกเซลล์แล้วพิมพ์สูตรเพียงครั้งเดียวและกดปุ่ม Ctrl + Enter สูตรก็จะถูกนำไปใช้กับทุกเซลล์ที่เลือก จากรูปด้านบน เราจะเติมข้อมูลในเซลล์ที่ว่าง (ในกรอบสีแดง) ให้เป็นข้อมูลเดียวกันกับข้อมูลในเซลล์ที่อยู่ด้านบน ถ้าทำด้วยวิธีคลิกลาดเพื่อคัดลอกสูตร เราต้องทำ 3 ครั้ง แต่มีวิธีที่เราสามารถทำครั้งเดียงแล้วได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการเลย ดังนี้ หน้าต่าง Go To Special จะถูกเปิดขึ้นมา เซลล์ที่ว่างอยู่ทุกเซลล์จะถูกเลือก สูตรที่เราพิมพ์เข้าไปจะถูกคัดลอกไปยังทุกเซลล์ที่ถูกเลือกอยู่ เราก็จะได้ข้อมูลเติมในเซลล์ที่เลือกทุกเซลล์ตามที่ต้องการ

ในกรณีที่มีข้อมูลที่ต้องกรอกซ้ำ ๆ กับหลาย ๆ เซลล์แบบต่อเนื่อง เช่น ตำแหน่งพนักงานที่เหมือน ๆ กันจำนวน 20 เซลล์ เป็นต้น เราสามารถกรอกข้อมูลแค่เพียงเซลล์แรกเซลล์เดียว แล้วให้ Excel เติมข้อมูลให้อัตโนมัติด้วยการดับเบิ้ลคลิกที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ที่เก็บข้อมูลต้นแบบ เมื่อดับเบิ้ลคลิกที่มุมขวาด้านล่างของเซลล์ข้อมูลตัวอย่าง Excel จะเติมข้อมูลที่เหมือนกันในเซลล์ถัดลงมาด้านล่างให้โดยอัตโนมัติ